HUFBAU

Kulcsszerepben a Salesforce egy vállalati identitásváltás során.

Az árazási mechanizmusok kontrollálása és a csoportszintű protokollok megteremtése szignifikáns eredménynövekedéssel kecsegtetett Magyarország meghatározó építőanyag- és barkácsáruház hálózatánál, a HUFBAU-nál. A csoport országos központja egymás után centralizálja a saját marketing, sales és adminisztrációs rendszerrel rendelkező tagvállalatait, miután megtörtént a fundamentális elvek implementációját lehetővé tevő platform kiépítése. A Salesforce bevezetésének célja nem csak az árajánlatadási folyamat gyorsabbá, biztonságosabbá tétele, de az ügyfélélmény növelése és a profitoptimalizálás is. A CRM-rendszer a gerincét képezi egy olyan identitásváltási mechanizmusnak, amely során a HUFBAU beszerzési hálózatból kereskedelmi lánccá válik, pénzügyi és kereskedelmi rendszereit pedig teljes egészében digitalizálja.

A HUFBAU-ról

A HUFBAU Magyarország meghatározó építőanyag- és barkácsáruház hálózata, amely jelenleg országosan 45 üzlettel és áruházzal rendelkezik. Csoportszinten közel 1500 munkavállalót foglalkoztatnak, árbevételük pedig megközelíti a 70 milliárd forintot évente.

A hálózat 18 éves múltra tekint vissza, 25-35 éve működő magyar családi vállalkozások tulajdona. Kezdetben beszerzési társulásként, franchise építőanyag kereskedelmi láncként működtek. Jelenleg a szervezet kereskedelmi hálózattá transzformálódása zajlik egy vezetői generációváltást, és az azt kísérő paradigmaváltást követően.

Mindezt erőteljes modernizáció kíséri mind a szakmai menedzsment, mind a digitalizáció, mind a marketing, mind pedig a kereskedelmi területen, valamint napirenden vannak a pénzügyi folyamatoptimalizálások is.

A HUFBAU többszörös SuperBrands Business díjazott cég. Vezetőinek missziója jelenleg az, hogy „Megújítjuk a hazai építőanyag-kereskedelmet!”.

A kezdetek

Valamilyen CRM-rendszer bevezetésének szükségessége azért merült fel a cégnél, mert az elmúlt időszakban kiszámíthatatlan árazási környezettel, adatbiztonsági kihívásokkal szembesültek. Emellett a menedzsment részéről jelentkezett a folyamatok optimalizálásának igénye a teljes franchise rendszer szintjén. Látták azt is, hogy a sokszereplős üzleti folyamatok miatt rendkívül fontos az egyre hatékonyabb és pontosabb belső kollaborációs gyakorlatok kialakítása.

Az árazási mechanizmusok kontrollálása, hálózati szinten azonos protokollok létrehozása pedig szignifikáns eredménynövekedéssel kecsegtetett. A rugalmas, teljes kereskedelmi folyamatot lefedő digitális megoldások pedig szintén a csoport hatékonyságát növelik.

Öt konkrét célt fogalmaztunk meg, amikor elkezdtünk az Attention CRM Consulting munkatásaival dolgozni: az árajánlatadás gyorsabbá, biztonságosabbá tételét, az ügyfélélmény növelését az értékesítés során, működésünk mérhetővé tételét, a profitoptimalizálást, emellett teljes kereskedelmi mechanizmusunk automatizációját – foglalja össze Kis Sándor, a HUFBAU ügyvezetője, aki korábbról már ismerte az Attentiont.

Egy másik cégnél dolgoztam együtt G. Nagy Gergővel egy hasonló projekten; fél szavakból értjük egymást, így nem csak a szerződést, hanem őt is kértem – emlékszik Kis Sándor.

Nagyon izgalmas volt a feladat: fektessünk le alapelveket az értékteremtő üzleti folyamatokban, amiket majd minden tagvállalat alkalmazni tud. Az utóbbi évtized sok mindenre megtanította a szakmát a centralizáció hátrányairól, hoztunk ide tehát egy adag józan észt: nem szabad túltolni. – mondja G. Nagy Gergő, az Attention CRM Consulting tudásközpontjának vezetője.

Kezdjük a legkomplexebbel!

Az Akker-Plus Kft. volt az első fecske ebben a folyamatban.

Vettük a legnagyobb és legösszetettebben működő leányválllalatunkat, és az ő rendszereik megreformálását, átalalakítását kikiáltottuk pilotnak – teszi hozzá Kis Sándor.

Az évi több mint 16 milliárd forint forgalmú tüzépnél a Salesforce bevezetésének célja az, hogy minden árajánlat, eladással kapcsolatos dokumentum, szerződés ennek a CRM-rendszernek a használatával menjen ki a cégtől. Mindez azonban korántsem olyan könnyű feladat, mint első ránézésre tűnhet, hiszen csak ennél a HUFBAU-leánynál több mint 25 ezer termék érhető el, amelyek ára – különösen az elmúlt időszakban – akár naponta változott.

Mostanra azonban a technikai felkészülés megtörtént, a rendszer működéséhez szükséges adatok, és minden olyan okos funkció is rendelkezésre áll, ami érdemben megkönnyítheti az értékesítők dolgát – teszi hozzá G. Nagy Gergő. Az Akker-Plus Kft. salesesei jelenleg hibrid rendszerben dolgoznak, azaz még nem használja mindenki kötelezően a Salesforce-t, de a kollégák folyamatosan lépnek be az új szoftvert használók táborába.

A fő fókusz mindvégig az árajánlatadási folyamat felgyorsításán, átláthatóbbá, következetesebbé tételén volt a közös projekt során. Természetesen nagy segítséget jelentett a HUFBAU back office-ban dolgozók munkája is, akik naprakészen tartották/tartják azokat az adatbázisokat, amelyeket a Salesforce működése során felhasznál.

Ahány gyártó, annyi fájlformátum

Egy ideális világban a rendszer minden pillanatban tudná az összes termék gyártói beszerzési árát, ez azonban több tízezer terméknél és a mai piaci környezetben enyhén szólva kihívásos feladat. Három út létezik: az egyik, hogy a gyártóktól kapott havi / heti / napi árakat (amik rendszerint emailben, excel formájában érkeznek) a back-office kollégák karban tartanak. A második hogy egy automatizmus minden ilyen fájlt elolvas és frissíti az árakat a rendszerben. Nos, ez utóbbi igen jól hangzik, de 40 gyártó 40 féleképpen küldi ezeket az adatokat és a hibák figyelése, a szabályrendszer karbantartásának és magának az eszköznek a költsége vetekszik az első megoldás költségével.  Mi egy harmadik utat választottunk, egy félautomata “okos funkciót”, ami kevés manuális munkával karbantartható, de arányaiban sok időt spórol az értékesítőknek – magyarázza G. Nagy Gergő. Egy olyan modult hoztunk létre, amely miután érzékeli, hogy a saleses munkatárs melyik gyártó mely termékére vonatkozóan szeretne számolni, elé dobja a legfrissebb kondíciós listát.

Uncsi matekleckék automatizálva

Az Akker-Plus Kft. munkatársainak sok olyan információval is rendelkezniük  és dolgozniuk kell, amelyek tulajdonképpen nem jelentenek hozzáadott értéket a sales folyamat során, viszont megkerülhetetlenek.

Egy ajánlatnak kötelezően tartalmaznia kell például cserép- vagy cementvásárlás esetén a szállításhoz szükséges raklapok számát és árát. Minden termék kiszerelése, súlya, szélessége, magassága, hosszúsága más azonban, és ahhoz, hogy az értékesítő kolléga ki tudja számítani, pontosan hány darab raklapot kell hozzáadnia a számla összegéhez, egy egyszerű, ám annál időrablóbb matematikai kalkulációt kell elvégeznie a méretek figyelembe vételével. No pláne, bizonyos termékek csak az adott gyártó raklapjain szállíthatók, amit a kollégáknak eddig szintén észben kellett tartaniuk – részletezi G. Nagy Gergő.

A Salesforce azonban mostanra már ezeket a feladatokat is megoldja az értékesítők helyett, árajánlatonként több percet megspórolva. Az újonnan érkező munkatársaknak pedig nem kell több hetet, hónapot eltölteni a tanulással, cikkszámok memorizálásával.

Ez felgyorsítja a betanulást, a Salesforce szinte coacholja az új munkatársakat. Az “Árajánlat Varázslót” úgy alkottuk meg, hogy egy egyszerű, de praktikus kérdezz-feleleken keresztül vezeti végig használóját, és egyetlen lényeges információ felvitelét sem engedi kihagyni. Ki a vevő? Melyik telephelyére történik majd a szállítás az adatbázisban szereplők közül? Új telephelyet, új vevőt rögzítene? Ilyen és ehhez hasonló kérdések követik egymást a modulban, míg végül elkészül a vevőnek kiküldendő árajánlat – magyarázza G. Nagy Gergő.

Az értékesítőknek lehetősége van az árképzés alapja szerint nyilvántartási, viszonteladói, legutóbbi, stb. árlistából választani. A rendszer kalkulálja az árrést, a kedvezmény mértékét, értékét, és az ajánlatok klónozhatók is. A kollégák visszakereshetik a kiadott korábbi ajánlatokat, követhetik az egyes ajánlatok érvényességének lejártát, de saját teljesítményükről is tájékozódhatnak (éves árréstömeg, kiadott ajánlatok száma, értéke, az ügyfelek által elfogadott, elutasított ajánlatok száma). Napi, ügyfelekkel kapcsolatos teendőiket, megbeszéléseiket is listázza egy igazán felhasználóbarát felületen a Salesforce.

Álomprojekt fél szavakból

A célok és a feladatok megfogalmazása, majd az ezt követő design fázis szinte pillanatok alatt összeállt. Természetesen bevontam az Akker-Plus vezetőit is a munkába, és kértem, hogy jelöljenek ki néhány kulcsmunkavállalót, hiszen minden új rendszer bevezetése a menedzsment elkötelezettségén és a kollégák elfogadásán áll vagy bukik – hívja fel a figyelmet Kis Sándor.

Szerinte a közös munka az Attentionnel álomszerű és zökkenőmentes volt, mert tapasztalatai szerint a Salesforce-specialisták nem csak meghallgatják az ügyfél kéréseit és bólogatnak, hanem valóban belebújnak a megrendelő bőrébe, és egészen apró nüanszokig meg akarják érteni a szervezet munkáját, amelynek hatékonyabbá tételén dolgoznak.

Ügyfeleinket minden projekt során arra kérjük, mondják el, mutassák meg, hogyan élnek és működnek, mi pedig megpróbáljuk minél gyorsabban és pontosabban megérteni ezt – teszi hozzá G. Nagy Gergő.

Soha semmire nem mondják, hogy lehetetlen, inkább megkeresik a megoldást a problémára. Nem csak szeretnék megérteni, de értik is az üzleti folyamatokat, ami nagy segítség nekünk a HUFBAU újrapozícionálásához vezető úton. Mi ugyanis az elterjedt piaci gyakorlattal szemben most nem egy logó- vagy dizájnváltással szeretnénk megújulni, hanem valódi identitásváltásra törekszünk. Ehhez pedig merőben új folyamatokra és eszközökre van szükség – magyarázza Kis Sándor.

Salesforce-ban az erő

A HUFBAU működésének alapját, gerincét hamarosan már nem a vállalatirányítási rendszer, hanem a Salesforce fogja adni.

Én megfordítottam a megszokott logikát: nálunk a CRM lesz a kormánykerék, a vállalatirányítási rendszer pedig a motor. Ez kell ahhoz, hogy üzleti terveinket, amelyek között évente 4-5 új áruház megnyitása és magánemberek számára is elérhető szolgáltatások – például építőipari webshop nyitása – szerepelnek, valóra válthassuk – véli Kis Sándor.

Ennek a projektnek 4-5 év múlva lesz vége. Hamarosan olyan ártükröket készítünk majd a Salesforce segítségével, amelyek mutatják, hogy egy-egy személyes, ám ad hoc árazási gyakorlat mekkora nyereség vagy veszteség a cégnek. A rendszerből kinyerhető adatok intelligens feldolgozása megkönnyíti majd a készletgazdálkodási, raktározási, erőforrástervezési tevékenységünket, de lehetővé válik a többi között a vevők életút követése is – sorolja Kis Sándor a jövőre vonatkozó terveket.

Jelenleg a rendszer már támogatja az ügyfél-adatbázis karbantartását és használatát, a projektkezelést, az árajánlatadást, az elfelejtett tételekkel való tennivalók koordinálását, a kapcsolattartók listájának aktualizálását, az árazási stratégiák kialakítását, az iparági ártrend-figyelést, az ügyféllátogatások nyomon követését és az éreklődő megkeresések kvalifikációját is.

2023 első negyedévében újabb HUFBAU tagvállalatok csatlakoznak majd a rendszerhez, és megtörténik az árazási gyakorlat csoport-szintű, teljes egységesítése is.