Manupackaging

„Klasszikus eset a miénk – kezdi Somogyi Gábor, a Manupackaging Magyarország Kft. kereskedelmi igazgatója –, működik a cég, minden nagyon szép és jó, és minden excel táblázatokban van. Amik aztán a mi növekedésünkkel együtt egyre nagyobbak és kezelhetetlenebbek lettek. Emellett számos olyan pont volt a folyamatainkban, ahol azt láttuk, információ veszik el az egyes csoportok, osztályok, kollégák között.” A Salesforce-t 3-4 évvel ezelőtt vezették be, jó másfél éves piaci nézelődést, tesztelgetést és demózgatást követően.

Olyan CRM rendszert kerestek, amellyel a rengeteg excel és időrabló manuális munka megszüntethető, és amivel „könnyebbé, átláthatóbbá, riportolhatóbbá tehetjük az adatainkat és minden információt egy helyen tudunk gyűjteni.” Az elsőre világos volt számukra, hogy nem az lesz a megoldás, ha egy áruház polcáról megvesznek valamilyen dobozban egy terméket és maguk beparaméterezik, hiszen se szükséges szaktudásuk, se idejük nem volt erre, ráadásul bármilyen probléma esetén a supportálást se tudták volna megoldani. A választás lényegében a Salesforce demóját látva dőlt el instant: „Erre ránézve csak annyit mondtam, azta!” Ezek után egy olyan céget kerestek, amely megadja a rendszer bevezetéséhez szükséges összes támogatást.

Mivel alapvetően az exceleket akarták megszüntetni, ha valakitől azt a választ kapták a kérdéseikre, hogy „meg lehet csinálni, csak annyi, hogy kiexportálod excelbe és vissza”, az kiesett.

„Az Attention volt az első, aki nem mondott ilyeneket – emlékszik vissza Somogyi –, ők annyit mondtak, ha akarod, kiteheted excelbe is, de itt és itt éred el. És egyébként is, ha valamit megkérdeztünk, arra tíz esetből tízszer volt az a válasz, hogy igen, ezt meg lehet csinálni. Amúgy meg komoly referenciájuk volt, látszott, hogy értenek hozzá, felmérték az igényeket, konkrét szakmai tanácsokat adtak.”

A rendszer ma már nemcsak a sales, hanem a marketing munkáját is támogatja. “Alapvetően és abszolút elsősorban az értékesítés munkáját támogatja, úgy a területi képviselőkét, ahogy az én munkámat és az ügyvezetőét is” – teszi ki a hangsúlyokat Somogyi. De használja a beszerzés is, hiszen az egyes üzleti lehetőségeknél magában a rendszerben történik a kommunikáció: hogy milyen termékre kell ajánlatot szereznie, illetve ott tud válaszolni a kért ajánlatra, vagy a technikai igénnyel kapcsolatos kérdésre. Azzal, hogy a bevezetésnél mindent az értékesítőkre hegyeztek ki („próbáltunk minden olyat beletenni, ami nekik jó elsősorban„) mások hibáját akarták elkerülni, ahol a „legyen jó a vezetőségnek, és egyébként az értékesítőknek is!”-elvet követték. Az értékesítők által használt funkciókkal kapcsolatban Somogyi azt mondja, hogy „Nálunk ebben riportálnak: onnan, hogy elmennek egy üzleti találkozóra, az bekerül a Salesforceban egy naptárba, utána megírják benne a riportot erről az üzleti találkozóról, ami után remélhetőleg opportunityt, tehát valamilyen üzleti lehetőséget is nyitnak, és aztán ezt a teljes projektet ott viszik végig a Salesforceban. Ott kérik az ajánlatot a beszerzésről, ha erre szükség van, ha nincs, akkor az adott értékesítő az adott ügyfélszolgálatos kollégájával együtt ott tudja elkészíteni az ajánlatot, onnan tudják kiküldeni, ott tudják nyomon követni, hogy mikor mi történik, különböző feladatokat adnak egymásnak.” Ami pedig a marketinget illeti: nagyon jól lehet szegmentálni a vevőket, azaz „látjuk azt, hogy melyik termékkör melyik vevőnket érdekli, így jobban lehet az adott hírleveleket vagy csoportos ajánlatokat is kiküldeni.”

Az előtte-utána állapotot úgy látja, hogy jobban és egyszerűbben le tudnak fúrni egyes projektekben a problémák mélyére, most lényegesen tisztább a kép és lényegesen nagyobb kontroll alatt tudnak dolgozni az üzletkötők, mint korábban. Ennek van olyan szegmense, aminek [az üzletkötők] örülnek, és olyan is, aminek nem. Somogyi szerint a „pozitív része, hogy minden üzleti találkozóról megírt riportot olvasok, mindenkiét, így jobban tudok információkat, tanácsokat adni, esetleg irányt mutatni egy-egy projekt esetében”, ugyanakkor az is jobban nyomon követhető, hogy „ki mit csinált az egyes látogatásokon, mennyire érte meg megszervezni azt a találkozót, mekkora üzleti lehetőséget tudott nyitni, és jobban lehet nézni a reklamációkat is, hogy ha van, miért van, jogos-e vagy sem, kinél és melyik termékkörben van inkább, köszönhető-e ez esetleg annak, hogy az értékesítő valamit nem jól kommunikált.”

Abszolút pozitívumként éli meg, hogy míg korábban komplett hétfő délelőttöket vitt el a KPI mutatók összerakása és elemzése, addig most mindez annyiból áll, hogy megnyitják a Salesforce kezdő oldalát és folyamatos frissítésben ott van előttük minden, üzletkötőre/értékesítőre bontva is.

Aki amúgy szintén látja a saját számait, az ajánlatokat, oppurtunitykat, darabra, értékre, visszamenőleg, átlagban, cizelláltan.

Alapelvárás volt a Manupackaging részéről az is, hogy minden funkció működjön mobilról, mert szerinte a mai világban már nem úgy van, hogy „jegyzetelünk a jegyzetfüzetbe, hazamegyünk, feltesszük az abroszt az asztalra, kinyitjuk a számítógépet és egy nagy levegővel nekikészülünk. Én abban hiszek, hogy ha kimegy az értékesítő, ott a tárgyalás, megbeszélés alatt rögzít, megcsinál, jegyzetel mindent, utána, amíg beül az autóba, esetleg finomít rajta – az a munka ott el is van végezve, el van indítva a folyamat. Cserébe azt kapja, hogy amíg beköszön a recepción a totális, részletes vevőadatot el tudja érni a mobiljáról. Minden információ azonnal ott van: az adott hónap számlái, a számlák árrésének az összege, a nyitott tartozások.”

A mából visszatekintve úgy látja, nem sok mindent csinálna másképp. Meggyőződése, hogy ha valami nem működik, nem a rendszerben kell keresni a hibát, hiszen „az működik itt is, Amerikában és Ázsiában is”, hanem lokálisan, az adott cégnél keresendő a probléma. Szerinte ugyanis a CRM rendszer addig nagyon jó, ameddig töltik, az értékesítőknek ezt úgy szokta megfogalmazni, hogy „ez egy nagyon jó személyi asszisztens, gyakorlatilag kiveszi a kezedből azt, hogy gondolkodnod kelljen, mert mindent ír, mindenről informál, mindent megcsinál, csak az adatokat töltsd be”, ahhoz viszont, hogy ez megtörténjen, az kell, hogy „az értékesítő azt érezze, hogy ez neki plusz előnyt ad és nem plusz adminisztrációt, ráadásul – egészíti ki a saját megoldóképletüket – azt is látták, hogy ez nemcsak egy felülről megfogalmazott elvárás volt, hogy figyelj, használd!, hanem a vezetőség is tényleg használja.” Tanulságként említi, hogy épp az iméntiek miatt (minimalizálni a kezdeti, amúgy nem túl nagy nehézségeket) lenne egy-két dolog, amit hamarabb vezetett volna be a rendszerbe, hogy az értékesítők hamarabb ráérezzenek, hogy „ez egy baromi jó dolog!”

Az eredmények számszerűsítésére nem vállalkozik, már csak azért sem, mert a Manupackaging-en belül is sok minden változott, „bővült a csapat, és kicsit át is alakult”. Abban biztos, hogy

„a napi munkamenet egyszerűsödött és átláthatóbbá vált, amit pénzben kifejezni nem tudok, mert megfizethetetlen”

és abban is, hogy ha az élet úgy hozná, hogy „valahol újra be kéne vezetnem egy CRM renszert, egy másodpercig nem gondolkodnék: csak a Salesforce lenne és szinte 110 százalék, hogy az Attention.”