Megfelelő adatbázis kezelés az egyszerűbb a döntéshozatalért

Napjaink technológiai fejlődése egyre gyorsabb ütemben zajlik: szinte rohamléptekben jelentenek be egy-egy újítást az alkalmazások, a telefonok, az autók vagy más, elektronikai eszközök területén. A változásokkal a cégeknek is meg kell küzdeniük, azonban nincs könnyű dolguk: az adatok ugyanis egyre több csatornáról érkeznek. Egy konferencián kapott névjegykártyát, egy előadás pdf-ben megkapott változatát, és egy offline interjú információit néha teljesen máshol tároljuk. Vagy például egy-egy riport előállítása is tovább tarthat, és nem biztos, hogy tartalmaz majd minden, szükséges adatot– feltéve, hogy van erre egy egységes tárhelyünk. Cikkünk bemutatja, miért is fontos a megfelelő adatbázis kezelés, és miben segíthet egy cég stratégiai céljainak elérésében.

Hogyan fejlődött az adatok tárolása?

Az adathordozás a számítógépes adataink tárolása, mely történhet cserélhető vagy beépített eszközökkel. A cél, hogy általuk adatainkat biztonságosabban tárolhassuk, az adatvesztés veszélyének minimalizálásával. Mielőtt viszont azt gondolnánk, az adatbázis egy mai találmány, gondoljunk csak a még ma is használt orvosi kartotéklapokra, az első (még középkori) lyukkártyákra, vagy a ’60-as években egyre elterjedtebbé váló mágnesszalagokra, illetve később a mágneses lemezekre.

És itt el is érkezünk a nagyobb technikai ugráshoz: az optikai tárolókhoz, mint a csendes, 1GB-ot tárolni képes CD-hez, a 4,7 GB-os DVD-hez és a minimum 25 GB-os Blu-Rayhez. Ezek lézerfénnyel olvashatók és írhatók, a biteket pedig a lemezek felületének fényvisszaverő képességének segítségével tudják tárolni.

Ami pedig a számítógépeket illeti, a 3,5”-es floppy meghajtó uralmát (melyre csak kisebb fájlokat lehetett feltenni, 1,44 MB-ig) sokáig semmi sem tudta ellensúlyozni. Ám a pendrive-ra minden eddiginél nagyobb adatmennyiség, akár 1 TB-nyi is feltölthető már. Igen kis helyen is elfér – mint a nála is kisebb memóriakártyák (SD- és microSD-kártyák), melyeket szabadon behelyezhetünk okoskészülékeinkbe. A memóriakártyákon már nemcsak adatokat tárolni, de továbbítani is tudunk.

A külső- és belső merevlemezeken (a HDD és SSD adattárolókon) pedig még több adat; a HDD-n akár 10 TB-nyi is elfér. Az SSD-nek egyik alkatrésze sem mozgó, így sokkal jobban ellenáll a külső behatásoknak – emellett még csendes és gyors is.

Ma pedig már egyre többen esküsznek a különböző online felhőkre. Ezek laikusok számára is könnyen, egyszerűvé kezelhetővé teszik nagyobb adatmennyiségek kezelését is, olcsóak és több szinten is titkosíthatók – így a vállalatok számára is egy egyszerűbben átlátható, irányítható rendszer teremthető vele.

Milyen problémák adódhatnak az adatok tárolásánál?

Egy cégben számos, különböző típusú adat felhalmozódhat. Belső adatok mindig a cégen belülről jönnek – ilyenek például az értékesítési, a pénzügyi, vagy a csapattagokról szóló adatok. Ezzel szemben a külső adatok a vállalaton kívülről származnak, és bárki számára elérhetőek: ilyenek a közösségi média vagy nyilvántartások adatai, kérdőívek, kutatási eredmények, vagy épp az ügyfelek visszajelzései.

Mindezeken felül még vannak strukturált (analizálható, visszakereshető, mérhető) és nem strukturált (a megoldás sikerességére adott, szubjektív vélemények), visszamenőleges (a korábbi időszakból származó) és real-time (valós idejű, a jelenlegi helyzetről szóló) adatok. A sokféle adat tárolásával kapcsolatban azonban számos nehézség is adódhat – például az alábbiak:

Hol találjuk az adatokat?

A nem egységes adattárolás miatt gyakran merülhet fel bennünk a kérdés: hol is van az, amit keresünk? Egy elkavarodott Excel-táblázatban? Egy céges e-mailben, esetleg egy fizikailag is létező mappában lefűzve?

Telephelyek és elérések

Ha egy cég mindegyik telephelye külön tárolja az adatokat, és az azokat őrző rendszerek nincsenek szinkronizálva; esetleg nincs egy nagy, közös online felhő, tárhely, ott megint csak nagy az adatvesztés veszélye.

Külföldi vonatkozások

Ha egy szervezet egyik telephelye vagy leányvállalata külföldi, valószínű, hogy mutatkoznak majd eltérések az anyaországban megszokott adatkezeléshez képest. Más cég, más adatbázisok, más adatkezelő rendszerek – az információk rendszerezéséről, azok precizitásáról már nem is beszélve.

Hiányos védelem és hozzáférhetőség

Ha a fájlok nehezen vagy sosem hozzáférhetőek, amikor kellenének, az akár órákkal is lassíthatja a napi munkavégzést. Arról nem is beszélve, hogy egy áramszünet vagy egy rendszert érő, külső támadás esetén kulcsfontosságú, hogy képesek legyünk helyreállítani az adatokat. Egy megfelelő védelemmel ellátott, bármikor online is hozzáférhető adatbázis ebben nagy segítségünkre lehet.

Visszakereshetőség és riportálás

Ha az adatok szétszórtan, több fizikai és/vagy online platformon helyezkednek el – és azokon a helyeken is rendszerezetlenül –, bármilyen információ visszakeresése hosszas és bonyolult műveletté válhat. Félinformációkra hagyatkozni egy céges riportálásban pedig nem lehet – és nem is volna érdemes.

Miért fontos a megfelelő adatbázis kezelés?

Mit jelent pontosan az adatbázis?

Az adatbázis egy pontosan megtervezett rendszer az adatok szerkesztésére és lekérdezésére, mely két részből áll: a metaadatbázisból (amely az adatbázis szerkezetéről tartalmaz információkat) és a fizikai adatbázisból (amely az egyedekre és tulajdonságaikra, valamint a közöttük lévő kapcsolatokra vonatkozó adatokat tárolja). Az informatikában ez az elektronikusan elérhető és ott is tárolt adatok gyűjteményét jelenti, melyeket egy közös szervezőelv alapján rendeznek sorba. A kisebb adatbázisok helyben, fájlrendszerekben is tárolhatóak, míg a nagyobbakat már inkább felhőkben helyezik el.

Milyen előnyöket jelent a cégek számára, ha egy helyen vannak az üzleti adatok?

Ha az üzlethez szükséges összes fontos fájl és információ elérhető ugyanott, egyazon adatbázis kezelő rendszerben, az nagyban megkönnyítheti a napi ügyvezetést:

• Az adatok elemzése egyszerűbbé, átláthatóbbá válik – így megalapozottabb stratégiai döntésekre nyílik lehetőségünk.
• A döntések pontos adatokon alapulnak majd, a probléma minden oldaláról megvizsgálva.
• Mivel nem több helyről kell mindent „összevadászni”, a hibalehetőségek leredukálódnak – gyakorlatilag a nullára.

Milyen adatbázis programok segíthetnek a cégeknek?

ERP (Enterprise Resource Planning)

Egy vállalatirányítási rendszer segít, hogy optimalizáljuk vállalkozásunkat azáltal, hogy az egyes részfeladatok, folyamatok is egyszerűbben lekövethetőbbé válnak. Az ára nem biztos, hogy mindig a legolcsóbb, de a hatékonyabb munkavégzés miatt hamar megtérül a befektetés, hiszen számos folyamat válik így automatizálhatóvá, melyekkel a dolgozóknak nem kell majd külön is foglalkozniuk. Így a megnövekedett teendők nem hátráltatják, hanem épp ellenkezőleg, segítik majd a cég terjeszkedését, növekedését. Mivel visszamenőlegesen is visszakereshetővé válnak az adatok, ez biztosítja a cég átláthatóságát.

CRM (Customer Relationship Management)

A CRM, azaz ügyfélkapcsolatkezelő rendszer – az ERP-hez hasonlóan – egy relációs adatbázisban tárol és elemez adatokat. Azonban egy CRM rendszer nem a vállalat egészét kezeli, hanem „csak” az ügyfelekkel, vevőkkel való kapcsolattartást, segítve ezzel a marketingautomatizációt. A vevőkről tárolt összes viselkedésből és információból olyan adathalmazokat tud képezni, melyek nyomán sokkal tudatosabb döntéseket hozhatunk, növelhetjük ügyfeleink elköteleződését, a cégbe vetett bizalmát.

Azoknak érdemes beruháznia CRM-be, akik:

• szeretnék biztonságosabban tárolni az adatokat.
• személyre szabhatóságot keresnek egy szoftverben.
• hozzáférést biztosítanának az ügyfeleknek a róluk tárolt adatokhoz (szükség esetén): így növelhető az ügyfelek elköteleződése, bizalma is.
• megosztanák nemcsak egy emberrel, hanem a vállalat több dolgozójával is az adatokat az ügyfelekről. Ezáltal fokozható a termelékenység, a csapatmunka gördülékenysége és a munkafolyamatok visszakövethetősége – így például az is kiderülhet, ki mikor/miért nem hatékony.
• szeretnék rendben tartani az ügyfélkéréseket, a határidőket és az egyéb feladatokat. Előre felvehetők a naptárbejegyzések, értesítések, mindez a felelős nevével, határidejével, a munkadíjjal, az óraszámmal stb.
• szeretnék felszámolni a sok manuális munka miatti időhiányt, és élveznék az automatizált és adatvezérelt marketingstratégia minden előnyét.

A CRM rendszer tökéletes segítőtársa lehet minden ügyfélközpontú vállalatnak. Lehetővé válik általa a bennük rejlő potenciál megfelelő kiaknázása, könnyebben felmérhetővé minden igényük – így valószínűbb az is, hogy hosszú távon is visszatérő vásárlóink, ügyfeleink maradnak.

A fentiekből is láthatjuk, hányféle módon könnyítheti meg életünket és vállalatunkét egy jól megszervezett adatbázis, és egy, azt precízen kezelni képes CRM rendszer. Ha cégünket növekedési pályára állítanánk, ha új célokat tűztünk ki csapatunk elé, annak a kulcsa a tökéletes stratégia, az átlátható cégvezetés, valamint az ügyfeleink alaposabb ismerete. Legyen szó akár egy pláza vezetéséről, akár egy kisebb vállalat irányításáról, minél magasabb szintű a szervezettségünk, annál átütőbb sikerre számíthatunk. Merjünk nagyot álmodni!