Kivételes komplexitás az autóiparban 

Gyors, hatékony, önkiszolgáló árazási mechanizmust, egységes ügyfélportált és a többkörös belső jóváhagyási folyamatot precízen követni képes rendszert alakított ki az Attention CRM Consulting a világ egyik legnagyobb autóipari beszállítójánál. A Sumitomo magyar leányvállalatánál, a SEWS-CE kft-nél a projekt révén 30-40 percről körülbelül 10 percre csökkent az árajánlatkészítés átlagos ideje, és megszületett egy felhasználóbarát, dinamikus, ugyanakkor komplex kérések kiszolgálására alkalmas ügyfélportál is. “Óriási jelentőségű és komplexitású piaci tapasztalatra tettünk szert az autóiparban, ez az együttműködés számunkra is egészen új dimenziókat nyitott meg” – állítja Vadász András, az Attention CRM Consulting egyik ügyvezetője. 

A projekt

“Anyavállalatunk, a Sumitomo a világ tizenöt legnagyobb autóipari beszállítójának egyike. Nem csak maguk az óriás autógyárak – mint a Toyota, Volkswagen, Ford – tartoznak az ügyfeleink közé, hanem a beszállítóik is. Komponens divízión elsősorban a kábelkorbácsokhoz szükséges csatlakozókat és sarukat  gyártja és forgalmazza,  Elektronika divíziónk pedig biztosítékdobozok, elektronikai szabályozók (ECU) és légkondícionáló-rendszerek szerelésével is foglalkozik. Nem egyértelműen CRM-rendszert kerestünk, hanem egy olyan megoldást, ami érdemben támogatja az értékesítési mechanizmusunk működését és egy felhasználóbarát, dinamikus, ugyanakkor komplex kérések kiszolgálására alkalmas ügyfélportál létrehozását” – magyarázza Dömötör Gábor, a SEWS projektfelelőse.

A SEWS-CE és az Attention CRM Consulting együttműködése 2016 novemberében kezdődött, miután a kábelgyártó képviselői egy müncheni szakmai konferencián megismerték az Attention nyújtotta szolgáltatásokat és a Salesforce-ban rejlő lehetőségeket.

A megrendelő számára kiemelten fontos volt a rugalmasság és a könnyű bővíthetőség, valamint a hozzájárulás ahhoz, hogy egy profi döntéstámogató és belső jóváhagyási rendszer jöjjön létre.

“A piaci ajánlatok és árak felmérése után azért határoztunk a Salesforce mellett, mert úgy láttuk, hatalmas lehetőség és rengeteg funkció érhető el általa, amelyek mind-mind jelentős támogatást biztosítanak majd munkatársaink hatékonyságának növeléséhez. A Salesforce sokkal rugalmasabbnak tűnt, mint bármelyik másik konkurens rendszer, és ezt tapasztaltuk is a bevezetés közben, illetve után” – teszi hozzá Dömötör Gábor.

“A SEWS-CE értékesítési rendszere abszolút professzionális módon működött, de sok ponton manuálisan. Folyamatosan rengeteg árajánlat készül náluk, amelyeknek minden esetben figyelembe kell venniük az aktuális alapanyagárakat, a korábban már kiküldött ajánlatokban foglaltakat, az időtényezőt, – egy szóval nagyon sok tényezőt, lehetőleg minél rövidebb idő alatt. Azaz valójában egy gyors, önkiszolgáló árazási rendszer kialakítására volt szükség” – mondja Paksy András, aki a közös projekt kezdetekor még a SEWS-CE csapatát erősítette, onnan igazolt át később az Attention-höz.

Az árajánlatok összeállítása és ügyfél általi elfogadás után jött csak a szerződéskötés az ahhoz kapcsolódó számtalan jóváhagyási körrel és szinttel, az egyeztetésekkel a technikai, gyártási és logisztikai csapatok tagjaival. Ehhez szintén a Salesforce támogatását szerették volna igénybe venni.

Az együttműködés

“Ez egy rendkívül komplex kihívás volt, amelynek teljesítése során bekukkanthattunk az autóipar működésének kulisszái mögé. Hogy a projekt nagyságrendjét érzékeltessem: a SEWS-CE hazai értékesítési irodája több ezer árajánlatot állít össze évente, mindegyiket számos, szinte napról napra változó faktor figyelembe vételével. Készülnek itt ajánlatok közvetlen, azaz Tier 1-es beszállítóknak és a Tier 1-es vállalatoknak gyártó Tier 2-es cégeknek. Már létező, és várhatóan csak 3-5 év múlva leszállítandó alkatrészek és komplex termékek egységárait is kalkulálják a munkatársak, olykor nagy tömegben és rendkívül rövid válaszadási határidővel. Ehhez figyelembe kell venniük az alapanyagárak várható alakulását, a vállalat kapacitásait és számtalan más tényezőt is. Nekünk pedig egy olyan rendszert kellett felépítenünk, ami ezt a sok faktort minden helyzetben a megfelelő súlyozással képes figyelembe venni. Sokkal bonyolultabb volt az árazási metodika, mint amit egy külső szemlélő – így eleinte mi is – gondoltunk” – mondja Vadász András.

A SEWS-CE a Salesforce-t két lépésben vezette be: először az árazási rendszer automatizálása történt meg, ezt követte a felhasználóbarát ügyfélportál kialakítása. A 2016 végén eredetileg 9 hónaposra tervezett bevezetési szakasz végül 13 hónapig tartott.

“Végül azonban rengeteg egyszerűsítést, akár mobiltelefonjaikról is használható beépített modulokat kaptak a kollégák . A Salesforce ma már képes magától árakat ajánlani, a felelős koordinátornak csak ki kell választania, egyetért-e a metodika által kiszámolt összeggel. Minden egyes árajánlatnál igény szerint változtathatóak az alap- és a kiegészítő beállítások – azaz az összes kulcsparaméter. Sokkal egyszerűbb, egységesebb, gyorsabb, hatékonyabb és biztonságosabb lett így a rendszer, ráadásul visszakövethető, hogy ki, mikor és mit csinált, azaz pontosan hol tart egy-egy konkrét árazási, vagy szerződés jóváhagyási folyamat” – sorolja az eredményeket Dömötör Gábor.

Első körben a magyarországi iroda kezdte használni az új rendszert, az ő feladatuk elsősorban az, hogy a beszállítókat lássák el a kért árajánlatokkal. A második fázisban az autógyártókat – jellemzően rendkívül szűk határidők teljesítése mellett – kiszolgáló értékesítő irodák integrálták működésükbe a Salesforce-t. Az ő munkatársaik sokszor még nem létező alkatrészre, komplex alkatrészcsomagra és olykor 3-5 évre előre adnak árat. Ezt a folyamatot is sikerült jelentős mértékben megtámogatni.

A SEWS-CE árazási rendszere ma már 25 tényezőt figyel, ebből 15 ki-be kapcsolható, 10 paraméter pedig állítható. “Az eredmény ennek megfelelően rengetegféle lehet, miközben folyamatosan áramlanak a piaci és a belső adatok is a rendszerbe. Óriási és egészen specifikus iparági tudás gyűlt össze ebben a projektben, igazán különleges feladat volt a kivitelezés” – véli Paksy András.

Az Attention által fejlesztett Mass Price Change nevű modul pedig abban segít, hogy a  koordinátorok akkor is időben tudják kiküldeni az árajánlatokat, amikor azokat nagy tömegben – akár 3-500 termékre és esetenként több tucatnyi vevőnek – kell kiállítani. Ilyen eset pedig évente adódik, mert a nagy autógyárak jellemzően évente kérnek új árszabást Tier 1-es beszállítóiktól.

“Beépítettünk egy motort a Salesforce-ba, ami figyeli, mikor és kinek kell új árajánlatot kiállítani, és a rendelkezésére álló adatok alapján el is végzi az alapszámításokat. Így még egy ilyen nagy volumenű árajánlat készítési és kiküldési akciót is meg lehet oldani 30-60 perces átfutási idővel” – magyarázza Paksy András. Nyilvántartja a Salesforce azt is, hogy egy-egy megrendelő melyik terméket vásárolta legutóbb, milyen mennyiségben, mekkora egységáron. Mutatja a rendszer azt is, van-e más, folyamatban lévő megrendelése vagy árajánlat kérése a partnernek, valamint hogy közvetlen versenytársai mikor és mennyiért rendeltek a SEWS-CE-től.

Ezek mind-mind kulcsfontosságú információk a hosszú távon átlátható árképzési mechanizmus kialakítása, a vállalat piaci pozíciójának megőrzése, a forgalom és a bevétel növelése szempontjából.

“A kooperáció előtt egy-egy árajánlat elkészítési ideje 30-40 percbe telt, és korántsem volt egységes. Jelentős hatékonyságnövelést értünk el a formátum egységesítésével és a fő folyamatok automatizálásával: az árajánlatok generálásához szükséges idő átlagosan 10 percre csökkent” – mondja Paksy András.

A kollégák pedig kifejezetten örültek a munkájukat nagyban megkönnyítő rendszernek. Ráadásul miután a Salesforce dokumentumok tárolását is lehetővé teszi, a SEWS-CE-hez belépő új munkatársak bevonására is tökéletesen alkalmas.

“Ma már gyakorlatilag korántsem csupán árazásra, hanem egy közös platformként kezeljük a Salesforce-ot, ami minőségi ugrást jelentett az átláthatóság, a visszaellenőrizhetőség megteremtésében is” – mondja Dömötör Gábor.

Eredmények

“A további eredmények közé tartozik, hogy legalább 15-20 százalékkal csökkent az árajánlatok készítéséhez szükséges átlagos idő. Ma már minden árajánlat időben kimegy a SEWS-CE-től. Bármelyik kolléga, akinek dolga van egy-egy megkereséssel, látja annak aktuális státuszát, és mindezt egy széleskörű adatvezérelt döntéshozatali rendszer támogatja hátulról. Most már pontosan, számszerűen látjuk, hol javulhatunk még a folyamatok optimalizálása során. KPI-okat határozhatunk meg, és nyomon követhetjük alakulásukat. Fejlődni és fejleszteni főleg egy ilyen komplex iparágban, mint amilyen az autóipar, kizárólag adatok alapján lehet, mi a Salesforce-szal megteremtettük ennek alapjait” – véli Dömötör Gábor.

Nem mellesleg ma már bármelyik kolléga tud riportokat készíteni, ezek ráadásul egységes formátumúak és szintén lényegében automatikusan generálódnak. A SEWS-CE-nél a rendszer apróbb továbbfejlesztéséhez gyakran nemhogy az Attention-t, de a vállalati IT-t sem kell bevonni, hiszen a munkatársak annyira megtanulták kezelni a rendszert, hogy nem jelent gondot egy-egy bonyolultabb lekérdezés megvalósítása vagy az ügyfeleknek szóló levél önálló generálása.

A zökkenőmentes működés biztosításához ma már elegendő egy adatkapcsolatért felelős, business analyst jellegű munkakört betöltő kolléga a SEWS-CE részéről, aki artikulálja az aktuális kéréseket az Attention szakemberei felé. Minden más magától – azaz a kollégák odafigyelésétől hajtva – működik.

“A saját adatainkból, a saját adatainkkal dolgozunk, erre épül a rendszer, így azok megfelelő karbantartásáért mi vagyunk a felelősek. Ez kulcsfontosságú.” – hívja fel a figyelmet Dömötör Gábor, aki szerint a 2016 óta tartó jó viszony az Attention CRM Consulting szakembereivel a Salesforce bevezetése után sem szűnt meg. Együttműködésük jelenleg az úgynevezett evolúciós konzultáció keretein belül zajlik. Ez lehetőséget ad arra, hogy a projekt lezárását követően is folytatódjon a rendszerműködéssel kapcsolatos támogatási munka, legyen az konzultáció, technikai vagy éppen üzleti támogatás.

“Részünkről óriási jelentőségű piaci tapasztalatra tettünk és teszünk szert az autóiparban a SEWS-CE -vel folytatott közös munka során. Korábban már számos vállalatnak dolgoztunk ebben a szektorban, de ez a projekt olyan új dimenziókat nyitott meg, és olyan mértékű hatékonyságnövekedést tudtunk felmutatni, ami elképesztő” – foglalja össze az eredményeket Vadász András.

A SEWS-CE-ről:

A SEWS Komponens és Elektronika Európa Kft., mint a Sumitomo cégcsoport tagja, stratégiai beszállítója az európai kábelkorbácsgyártó vállalatoknak és a világ autógyárainak minőségi alkatrészei révén  A cég központja, Móron, a logisztikai bázisuk Budapesten, , a BILK Logisztikai Központban található.