UBM

A Salesforce bevezetése Magyarország vezető takarmánygyártó vállalatánál

Óriási segítséget ad a tervezéshez és az erőforrás-optimalizációhoz a UBM-nél a Salesforce. Nem véletlen, hogy Magyarország vezető takarmánygyártó vállalatánál újabb és újabb munkacsoportok csatlakoznak a felhasználók közé a minőségbiztosítástól a marketingen át a panaszkezelésig. A rendszer fokozatosan teret foglal, hálózatként szövi át a cég működésének egyre több területét. Kisgömböcként növekszik, és egyre többet nyújt.

Együttműködésünk a UBM-mel 2020-ban kezdődött. Mivel a különböző üzletágak – baromfi, sertés, szarvasmarha, valamint a takarmány – értékesítése elkülönülten működött, szerettek volna egy, a sales tevékenységet nagyban támogató, ugyanakkor nyomonkövetésre is képes rendszert. Egészen addig nem volt sikeres CRM-megoldásuk, de a vezetők úgy vélték, a Salesforce érdemi segítséget nyújthat szaktanácsadóik, kereskedőik számára, hogy a már kialakult, értékalapú partneri együttműködéseket még sikeresebbé tegyék általa – mondja Smid Bence, az Attention CRM Consulting üzletág-vezetője.

Az, hogy egy-egy szaktanácsadó mikor ment ki az adott telephelyre, ott milyen teljesítmény- és más lényeges szakmai adatokat rögzített, majd ezek alapján milyen takarmányozást, technológiát javasoltak és a vonatkozó laboreredmények mikor, milyen eredménnyel készültek el, mind-mind olyan fontos információ, amelyek rögzítése egyértelmű könnyítést és ezáltal hatékonyságnövelési lehetőséget jelentett minden érintett szereplő számára – teszi hozzá Smid Bence.

A UBM

A UBM hazánk 100 százalékban magyar tulajdonú, vezető takarmánygyártója, piacvezető gabona- és fehérjekereskedő cégcsoportja. A takarmánygyártás és forgalmazás, a gabona- valamint a fehérjekereskedelmi üzletág csaknem egyenlő arányban járul hozzá a csoport nyereségéhez, ami rendkívüli stabilitást és biztonságot nyújt a cégcsoport számára.

A UBM 1996-ban kezdte meg működését szójadara importőrként, mára pedig mintegy 30 százalékos részesedéssel piacvezető a hazai import szójadara kereskedelemben. A csoportnál a gabonafélék és az olajos magvak értékesítése meghaladja az évi 850 000 tonnát és dinamikusan növekszik. A UBM Magyarország első számú takarmánygyártója, emellett komplex takarmányozási szaktanácsadással (sertés, szarvasmarha, baromfi) és további szolgáltatásokkal járul hozzá ügyfelei sikeréhez. A társaság kiemelten fontosnak tartja az innovációt és a kutatás fejlesztést, és alapítás óta elkötelezett a társadalmi felelősségvállalás iránt, minden évben számos jótékonysági, sport- és gyermekszervezetet támogatva.

Ami pedig a UBM számszerűsíthető eredményeit illeti: a csoport 450 féle termékek gyárt, forgalmaz, és több mint 100 milliárd forint éves árbevétellel büszkélkedhet. Gyártóegyságei évente közel 700 ezer tonna takarmányt állít elő, a szójakereskedelem volumene eléri a 200 ezer tonnát, a gabona- és fehérjenövény-kereskedelemé pedig az 560 ezer tonnát. A UBM mintegy 14 000 tonna premixet gyárt évente, 70 millió brojlercsirkét, 5 millió viziszárnyast, 1,5 millió tojó és szülőpárt, 700 ezer sertést és 50 ezer szarvasmarhát takarmányoznak.

A UBM-nek Magyarország mellett Romániában, Szlovákiában, Szerbiában és Oroszországban is vannak érdekeltségei.

Itthon Szelestén takarmányüzemet, Környén premix-, takarmány- és szójabab üzemet, Mátészalkán az Agromix takarmányüzemet működtetik.

Központi irodájuk Pilisvörösváron található, Szentesen pedig 50 százalékos részesedéssel rendelkeznek a Ma-Ka takarmányüzemben. A szlovákiai Hernádcsányon szintén egy takarmányüzemmel vannak jelen, és a romániai Kerelőszentpál takarmányüzemében is 45 százalékos részesedést tudhatnak magukének. Képviseletet működtetnek a felső-ausztriai Linzben, Moszkvában, Bukarestben és Belgrádban is.

A cégcsoportnál laboratóriumi vizsgálatok széles portfólióját végzik: alapanyag-, késztermék-vizsgálatokat, de egyéb laborszolgáltatásokat is biztosítanak. Közreműködnek partnereik keverőiben megvalósuló minőségbiztosítási rendszerek kialakításában, ill. a receptkészítésben, a receptgazdálkodási rendszer kialakításában, a receptgazdálkodók képzésében, szakmai fejlesztésében.

Ezen kívül telephigiénia menedzsmentszolgáltatásokat is nyújtanak, valamint szakmai támogatást a partnerek alapanyag-beszerzéseiben és annak finanszírozásának megvalósításában, s igény szerint közreműködnek a partnereik által termelt mezőgazdasági termények, illetve élőállatok értékesítésében. A UBM műszaki szaktanácsadással is támogatja partnereit a keverők kivitelezésekor, majd a folyamatos üzemeltetésnél. Takarmányozási szaktanácsadási tevékenységük is kiemelkedő a sertés, szarvasmarha, baromfi ágazatban.

Evés közben jött meg az étvágy

A Salesforce bevezetésének eredeti üzleti célja a UBM-nél a területi növekedés, az átláthatóság fokozása, a szervezett és tervezett működési folyamatok támogatása volt. Emellett szerették volna ösztönözni a jobb információmegosztást a különböző funkciók között és professzionális megjelenést biztosítani az ügyfelek irányába. Fontos célkitűzés volt az adminisztráció egyszerűsítése is.

A későbbiekben – avagy evés közben jön meg az étvágy! – mindez kiegészült a workflow-k integrálásával, a különböző munkacsoportok feladatainak összehangolásával, a marketingfunkciók kezelésével, az éves üzleti terv és tényadatok monitorozásával és az úgynevezett „Ügyek” funkció nyújtotta potenciális lehetőségek mélyebb kiaknázásával.

Feltérképezve a lehetőségeinket egy komolyabb régiós expanzió közepette, amikor szinte egyik napról a másikra 20-40 fős csapatok csatlakoztak a vállalatunkhoz úgy láttuk, a Salesforce-ra van szükségünk. Eleinte azt hittük, ez csak egy szoftver, amit telepítenünk kell, de gyorsan kiderült, hogy valójában a működésünk sajátosságaihoz igazított implementációra is szükség van – mondja Varga Zsolt, a UBM belső kereskedője, a projekt egyik felelős vezetője. Bár ő eleinte szkeptikus volt, gyorsan egy hullámhosszra került Smid Bencével, és úgy találta, hogy a közös munka flottul, gyorsan, hatékonyan és a praktikus előnyök folyamatos szem előtt tartásával zajlik.

A kezdetekkor több mint egy tucat interjút készítettünk az új rendszer működtetésében érintett vezetőkkel és kulcsfelhasználókkal. Ez a momentum azért is kiemelten fontos, és elemi érdeke a megrendelőnek, mert   bevonja és elkötelezi a projekt mellett a munkatársakat. A UBM-nél az úgynevezett build fázis két hónapot vett igénybe. Ekkor történt meg például az árajánlati sablonok összeállítása, az integráció az IFS-rendszerrel és minden más olyan alapfejlesztés előkészítése, amelyet a vállalatcsoport kért. 2020 decembere és 2021 januárja között élesítettük a Salesforce-t a megrendelői igényeknek megfelelően, elkészítettük a felhasználói kézikönyvet, amely részletes útmutatóként szolgál a felhasználóknak az egyes modulok használatához. Lezajlottak a belső oktatások is, és időközben bekerült a Salesforce rendszerébe az igényelt laboratóriumi munkák állapotának követése is. Ennek azért volt különösen nagy jelentősége, mert ettől kezdve a szaktanácsadóktól kezdve minden érintett naprakész információkhoz juthatott arról, hogy a takarmányozási folyamat szempontjából kulcsfontosságú elemzések melyik fázisban járnak, mikorra készülnek el és – nem utolsó sorban – mennyibe kerülnek – magyarázza Smid Bence.

A Salesforce által támogatott üzleti folyamatok köre idővel fokozatosan kiterjedt az ügyfél és kontakt adatok, a telephelyi adatok kezelésére, az ügyféllátogatások, az ügylet és tender kezelési, valamint az ajánlatadási folyamatok támogatására.

Megvalósult az integráció Salesforce és IFS között, új riportingrendszer jött létre, és időközben bekerült a projektcélok közé a laborvizsgálati folyamatok, a receptúra igénylés és partneri reklamáció kezelése, a beszerzési döntéshozatal támogatása és az értékesítési tervek alapján történő gyártástervezés is.

A Covid sem tudott keresztbe tenni

Együttműködésünk a UBM-mel rendkívül jól működött, hamar megtaláltuk a közös hangot. Bár a projekt a Covid alatt, az egyik lazítási időszakban kezdődött, az első találkozások után aztán csaknem fél évig nem tudtunk személyesen találkozni a járvány miatt. Ennek ellenére én úgy érzem, egy tiszta, felhasználóbarát rendszer jött létre, amely nincs túlfejlesztve,  túlbonyolítva, megfelelően karbantartott, így kiválóan alkalmas a kitűzött célok megvalósítására – teszi hozzá Smid Bence.

Egyáltalán nem készültünk teljesen online projektmenedzsmentre. Sokkhatásként ért bennünket, amikor kihirdették az újabb lezárásokat a koronavírus-járvány miatt. Én akkor azt hittem, ennek a Salesforce-bevezetésnek itt most lőttek. De ahogy elkezdődtek az online megbeszélések, kiderült, hogy így még gyorsabbak, hatékonyabbak vagyunk, ráadásul rengeteg időt, benzint megspórolunk az utazások mellőzésével. Tragédia helyett igazi sikersztorit hoztunk össze a járvány árnyékában – véli Varga Zsolt.

Eredmények

Jelenleg a UBM munkatársai közül 60-65 ember használja a Salesforce-t, amelynek tökéletesítése folyamatosan zajlik. Egyre kevesebb a panasz a kollégák munkáját nehezítő félinformációkra, a lassú információáramlásra. A pontos reklamációkezelésre is létrejött egy űrlap, de kitűnően működik a receptúraigénylési modul is.

A rendszer nem csak a laborfolyamatok nyomonkövetésére, menedzsmentriportok készítésére, a tény és tervadatok összevetésére alkalmas, hanem a tenderkezelés is itt zajlik és marketing vonalon is egyre többen csatlakoznak a felhasználók népes táborához. Innen mennek ki például a hírlevelek, rendezvénymeghívók. Meetingjeink munkamegbeszélések helyett inkább baráti találkozásokra emlékeztetnek, én úgy érzem, abszolút értékelik a tudásunkat a UBM-nél. Kíváncsiak megoldási javaslatainkra és nagyra tartják a szakmai hozzáadott értékünket. Ez az együttműködés a kölcsönös megbecsülésen és a bizalmon alapul – mondja Huszka Krisztina, az Attention CRM Consulting business consultantja.

A Salesforce 75 százalékban ad, 25 százalékban kér a kollégáimtól. Egy könnyedén használható kezelőfelületen nem csak azt látják, hogy egy-egy ügyfélnek mekkora a hitelkerete, mekkora összegben és mit rendelt eddig tőlünk, hanem a tervezett kiszállításokat, kifizetetlen számlákat is. Tervezni tudják a következő napjaikat, heteiket, és megszűnt az utólagos adminisztráció, hiszen már a helyszíneken rögzíteni tudják azt a pár sornyi információt, ami saját maguk és kollégáik munkáját is megkönnyíti később.  Partnerre vagy akár tanácsadóra lebontva tudjuk vizsgálni a laborköltségek alakulását, ami szintén óriási segítség a tervezéshez és az erőforrás-optimalizációhoz. Nem véletlen, hogy újabb és újabb munkacsoportokat vonunk be a Salesforce-felhasználók közé a minőségbiztosítástól a panaszkezelésig. Sőt, a marketingesek – látva az előnyöket – már maguk kérték, hogy csatlakozhassanak. Ez a rendszer fokozatosan teret foglal, hálózatként szövi át a vállalati működés egyre több területét. Kisgömböcként növekszik, és nyújt egyre többet nekünk – foglalja össze az eddigi tapasztalatokat Varga Zsolt. Szerinte a siker egyik kulcsa, hogy a végső felhasználó, aki munkája során használja majd a Salesforce-t, mondhassa el igényeit, problémáit a különböző modulok bevezetése előtt. Így garantálható, hogy végül mindenki jól jár.