Mikor érdemes a folyamatok kiszervezésében gondolkodni?

Az outsourcing az a folyamat, amikor különböző vállalkozások, cégek külső szolgáltatókat vesznek igénybe bizonyos üzleti funkciók kezeléséhez. Az outsourcing iparág a 80-as évek végén, a 90-es évek elején lépett színre, abból a célból, hogy leküzdje a növekvő munkaerőköltségeket és az egyre globálisabbá váló piacot. Kezdetben az outsourcing szolgáltatások csak nagy, multinacionális vállalatokra korlátozódtak. Ma már bármilyen méretű cég élvezheti az outsourcing előnyeit. Akadnak, akik a könyvelési feladatokat szervezik ki, hiszen a saját számlák kezelése időigényes lehet, és értékes időt vesz el a vállalkozás fontosabb feladataitól.  Cikkünkből megtudhatja, milyen előnyökkel jár az outsourcing a cég számára, illetve kiknek érheti meg egyes tevékenységek kiszervezése.

Mit is jelent a folyamatok kiszervezése?

Sok vállalkozás számára az adott felelősségek és feladatok kiszervezésének előnye nem optimalizálási megoldás, hanem szükségszerű stratégia. Gyakran az egyetlen megvalósítható módja a vállalkozás bővítésének, egy termék bevezetésének, vagy a műveletek irányításának, ha bizonyos feladatokat, technológiai megoldásokat külső ügynökségre, vagy szabadúszóra ruházunk át.

A kiszervezett feladatok lehetnek alkalmiak, például könyvelővel való szerződés esetén, aki évente egyszer elkészíti a beszámolókat és az adóbevallást. Emellett gyakori megoldás a rendszeres kiszervezés is, amely irodai karbantartási munkáktól elkezdve szakmai tanácsadáson át többféle feladatkört jelenthet.

Az outsourcing jelenséget ketté bonthatjuk továbbá országon belüli, valamint országon kívüli, azaz offshore kiszervezésre is. Sok vállalat fontolóra veszi az egyiket vagy mindkettőt – vagy a kettő kombinációját, az úgynevezett offshore outsourcingot – annak érdekében, hogy versenyképes maradjon, különösen a globális piacokon.

Milyen okok miatt dönthet egy cég az outsourcing mellett?

Egy cég működtetése komoly feladat, amely újabb és újabb kihívásokat jelent a vezetőség és a munkatársak számára. Annak érdekében, hogy egy vállalkozás gördülékenyen, a piaci körülményekhez, törvényi változásokhoz és egyebekhez mindig alkalmazkodni tudjon, fontos, hogy hatékony és jól struktúrált munkafolyamatokkal rendelkezzen. A feladatok, folyamatok kiszervezése jelentősen segíthet olyan cégeknél, ahol a hatékonyság kárára megy a feladatok elvégzése idő, szakértelem, vagy egyéb problémák miatt.

Gyakori ok lehet a szakmai kompetencia, a munka minőségének javítása is, ha outsourcingról van szó. Ha egy kiterjedt, professzionális szabadúszókat alkalmazó ügynökséggel, tanácsadó céggel állunk kapcsolatban, garantáltan szélesebbre nyílhat a szakmai ollónk. Így bármilyen speciális feladat is vár elvégzésre, gyorsan találhatunk olyan szakembert, aki az interjúztatási, felvételi, betanítási folyamatokat kihagyva, azonnal a segítségünkre siet. Ez pedig nem csak idő, de költségcsökkentés szempontjából is ideális megoldás.

Milyen előnyökkel jár a cég számára az outsourcing?

Rengeteg olyan feladattal találkozhatunk egy vállalkozás üzemeltetése során, amelynek elvégzése nehézséget okozhat megfelelő szakértelem vagy időhiány miatt. Lehet, hogy nem vagyunk túl jók a pénzügyek kezelésében, az ügyfélszolgálati feladatok ellátásában vagy a humánerőforrás-papírok kitöltésében. Minden olyan perc, amikor olyan feladattal kell foglalkoznunk, ami nem a tartozik a fő tevékenységi körünkhöz, elvesztegetett időnek számít. Pénz-, idő- és stressz-megtakarítás szempontjából a legjobb megoldás, ha kiszervezzük ezeket a feladatokat.

A teljes munkaidős szakképzett munkaerő felvétele és képzése költséges, különösen rövid távú projektek esetén. Ha kiszervezzük a feladatokat, a fix munkaerő költségeket változó költségekké alakítjuk, vagyis csak az általunk megvásárolt szolgáltatásokért fizetünk. Ez olyan rugalmasságot biztosít a munkaerő számára, amely a házon belüli alkalmazottak esetében nem létezik. Az outsourcing lehetővé teszi, hogy a szolgáltatásokat a mi igényeinkhez igazítsuk, így csak azért fizetünk, amit igénybe veszünk.

Emellett egy új csapattag felvétele gyakran költséges toborzást és képzést igényel. Meg kell tanítanunk nekik a munkafolyamatokat, vagy éppen speciális workflow-t kell kidolgozni számukra. Ha ügynökséggel, tanácsadóval vagy szabadúszóval dolgozunk együtt, biztosak lehetünk benne, hogy minden szabadúszó értékes, speciális tudással rendelkezik, és több területet is lefed. Ha nincs olyan munkatársunk, aki meg tudja oldani a felmerült, megoldásra váró problémát, akkor egy ügynökség valószínűleg rendelkezik olyan szakértői hálózattal, ahol találhatunk olyan készségekkel rendelkező munkaerőt, aki segíthet.

Fájdalmas a munkavállalói fluktuáció, különösen manapság. Amikor valaki kilép, az a pénz, amit a felvételre és a képzésre költöttünk, vele együtt kisétál az ajtón. A rossz időpontban történő felmondás megzavarhatja az üzleti tevékenységet, és több stresszt okozhat a csapatnak.

Milyen hátrányai lehetnek az oursourcingnak?

Amikor egy vállalkozás bizonyos tevékenységét kiszervezi, mint például a HR, a bérszámfejtés, fennállhat a kockázata annak, hogy bizalmas vállalati információk egy harmadik fél számára feltárulnak. Ezeket a kockázatokat bizonyos mértékig mérsékelhetjük, ha gondosan átvizsgáljuk az ügynökségeket, tanácsadókat, ügyelve arra, hogy kövessék a biztonsági szabályokat.

Előfordulhat, hogy egyes vállalkozások hosszabb szállítási határidővel, az ideálisnál gyengébb minőségű szolgáltatással szembesülnek. Ha ilyen helyzetbe kerülünk, hasznos lehet teljes munkaidős projektmenedzsert felvenni, vagy a vállalkozás bizonyos problémás területeit visszahozni házon belülre.

A felelősségek külső szállítóra történő átruházása megnehezítheti a kontrollt és a minőségellenőrzés fenntartását. Továbbá előfordulhat, hogy egy vállalat érdekei nem egyeznek meg a külső szervezet érdekeivel, hiszen azok nem rendelkeznek a cég belső tapasztalataival, tudásával, értékeivel. Ilyen esetben szintén problémás lehet a kommunikáció és a munkavégzés, amíg a felek egyetértésre nem jutnak. Ellenkező esetben marad a szerződés felbontása.

Milyen trendek jellemzik a folyamatok kiszervezését?

Hogyan változott az elmúlt időszakban az outsourcing fókusza?

A vállalkozások jó outsourcing eszköznek tartják a felhő alapú digitális szolgáltatásokat, amelyek leegyszerűsítik a kiszervezési folyamatot. A felhőalapú technológia lehetővé teszi az információk könnyű megosztását, mivel azok bármilyen eszközről (a megfelelő hozzáférésekkel) online elérhetőek.

A Robotic Process Automation (RPA) lehetővé teszi az outsourcing cégek számára a belső és külső folyamatok automatizálását, valamint a robotok irányítását egyszerű feladatok elvégzése érdekében. Az RPA iránti kereslet megnőtt, ahogy a vállalatok rájöttek, hogy pénzt takaríthatnak meg, ha robotokat használnak ismétlődő feladatok elvégzésére, és csak a kritikus feladatokat hagyják az emberi interakciókra. A nagy haszonnal járó RPA és automatizálás megvalósítása továbbra is az outsourcing cégek fő fókusza, és várhatóan a közeljövőben is trend lesz.

Az adatok a legértékesebb erőforrássá váltak, ezért azok biztonságának garantálása szükségszerű. Fontos tehát, hogy megbízható céget válasszunk, amely vállalja az adatok és a folyamatbiztonság kiszervezését. A legtöbb outsourcing cég többszintű biztonságot követ, mint például a többtényezős hitelesítés és a GDPR-szabványok szigorú betartása, hogy megelőzze a biztonság megsértését.

A pandémia kezdetével a munkakörnyezet drámaian megváltozott – egyre több vállalat váltja fel a hagyományos irodai pozíciókat rugalmas, távoli munkaerővel. A vállalkozásoknak át kellett alakítaniuk struktúrájukat, és gyorsan át kellett állniuk a távoli üzemmódba, melyek előnyeire és új lehetőségeire később jöttek csak rá. A fejlett technológiai és felhő-infrastruktúra lehetővé teszi a munkafolyamat bármikor és bárhol történő végrehajtását, így a távoli outsourcing okos választás a vállalkozások számára. A világjárvány lassulása ellenére a távmunka továbbra is globális trend marad 2022-ben.

Milyen folyamatokat szerveznek ki leggyakrabban a cégek?

A könyvelés az egyik leggyakoribb terület, ahol a kisvállalkozások a kiszervezést választják. Ezek mellett a gyakran kiszervezett folyamatok közé tartozhat a:

• Marketing
• Értékesítés
• IT menedzsment
• Adminisztrációs feladatok
• Ügyfélszolgálat
• Gyártás
• Szállítás és logisztika
• Web design

Az Attention CRM Consulting segítségével kiszervezhetjük cégünk olyan feladatait, mint a digitális marketing kampányok végrehajtása, CRM kampányok stratégiájának összeállítása, elemzése, de akár sales support támogatásban is számíthatunk professzionalizmusukra. Ha időt, költséget szeretnénk megspórolni, és igényes, maximális szakértelemmel rendelkező outsourcingra hagyatkozni, lépjen velünk kapcsolatba!