Ha van eszed, ne legyen noteszed – Smart Meeting Minutes

Az alaphelyzet egyszerű. Az értékesítők megbeszélésenként hozzávetőlegesen 10-20 percet töltenek azzal, hogy a találkozót követően összesítsék a jegyzeteiket, megosszák, hogy mi történt, illetve kinek mi a feladata a megbeszéltek kapcsán. Ez a szám nullára (!) csökkenthető, ha mindezt a meeting alatt teszik meg, és csak egyszer. Ebben segít a Smart Meeting Minutes, ami az Attention CRM Consulting egyedi, Salesforce alapokon működő applikációja. Egy kompakt, értékesítési hatékonyságot növelő alkalmazás B2B értékesítők számára, akik időt szeretnének megtakarítani.

Mi az a meeting minutes, és miért fontos?

A meeting minutes az angol elnevezése a megbeszéléseken készülő jegyzeteknek, feljegyzéseknek. Mi mindezt okos funkciókkal láttuk el, automatizáltuk, innen a Smart Meeting Minutes elnevezés. Lehet, hogy a Handcrafted Meeting Minutes („kézműves” jegyzetek) vonzóbb elnevezés lenne, de most már kitartunk a jelenlegi név mellett.

A meeting minutes – tehát a megbeszéléseken készült jegyzetek – olyan feljegyzések, amelyeket a meeting alatt rögzítenek a résztvevők. Kiemeli a megvitatott kulcsfontosságú kérdéseket, a javasolt vagy megszavazott irányokat, és a végrehajtandó feladatokat, tevékenységeket. Ezeket a jegyzeteket általában egy kijelölt részvevő készíti. Feladata, hogy pontos feljegyzést készítsen a találkozó során történtekről.

5 fontos és alapvető lépése van ennek a menetnek:

• felkészülés
• jegyzetelés
• formázás
• megosztás
• tárolás

Ha ezekből a lépésekből akár egy is hiányzik, akkor a folyamat hiábavaló volt. Ezek a stratégiai lépések tehát kihagyhatatlanok. Legrosszabb esetben olyan információk is elveszhetnek, amelyek egy-egy üzlet megkötését is hátráltathatják.

Milyen kihívásokkal nézünk szembe egy-egy meeting jegyzet elkészítésekor?

“Egyszerű meeting jegyzetekről beszélünk”, „miért olyan fontos ez egyáltalán?”, „úgyis megjegyzek mindent, ebben nagyon jó vagyok”. Ezeket a megjegyzéseket nagyon sokszor hallottuk, amikor a megbeszéléseken való jegyzetkészítési szokásokról érdeklődtünk valakinél.

Hamar azonban kiderül, hogy egyrészt nem is olyan egyszerű dolog ez, másrészt egy jól megfogalmazott, megformázott jegyzet megírása időt vesz igénybe. Melyek azok a kihívások, amikkel szembe kell néznünk?.

A meeting hossza

Akár egy többszereplős megbeszélésről, akár egy prezentációról beszélünk, a hossza alatt a résztvevők idővel elvesztik a fókuszt, az energiát. Főként a mai online térben, ahol nagyon könnyen eltereli a figyelmünket a virtuális világ. Mire észbekapunk, már azt sem tudjuk, hogy miről szól a megbeszélés. Nem beszélve arról, hogy a túlzottan hosszú és strukturálatlan meetingek rengeteg hasznos munkaórától veszi el az időnket.

A felkészülés hiánya

Ha úgy érkezünk meg egy meetingre – főként, ha mi „vezetjük” -, hogy nem vagyunk tisztában azokkal a pontokkal, célokkal, melyeket a megbeszélés végére el szeretnénk érni, nincs előttünk egy jól kidolgozott forgatókönyv, akkor ahogy mondani szokták, a meccs már a pályára lépés előtt eldőlt… Ekkor vetődhet fel a kérdés: „miért is ülünk itt egyáltalán?”

Túl sok programpont

Az, hogy meghatározunk egy pontos forgatókönyvet, még nem jelenti azt, hogy sínen vagyunk. Ezen a ponton még bőven elcsúszhat a dolog. Például, ha nem megfelelően mérjük fel, hogy az általunk összeállított terv átbeszélése mennyi időt fog igénybe venni. Hiába áll rendelkezésünkre egy precízen összeállított 142 pontos agenda, ha a megbeszéléshossza maximum 30 perc. Nagy valószínűséggel nem érünk a végére. A végeredmény ez esetben is ugyanaz: eredménytelennek érezzük a megbeszélést.

Túl sok meeting

A közhiedelemmel ellentétben nem mindig van szükség megbeszélésekre. Valószínűleg mindenkinek ismerős „ez a meeting egy email is lehetett volna” mondás. Gondoljuk át, valóban megéri-e azért a bizonyos témáért összehívni a kollégákat, ezzel kiszakítva őket a munkamenetükből. Ha valamit el tudunk intézni email, telefon, vagy chat üzenet keretében, akkor tegyük úgy. .

Off-topic témák

Korábban is említettük, de a pontos, jól megtervezett agenda fontosságát nem győzzük eléggé hangsúlyozni. A megbeszélések témája könnyen félrecsúszhat, ha nincs előttünk pontról pontra, hogy merre szeretnénk vinni a beszélgetést. Pillanatok alatt azt vehetjük észre, hogy jó ideje olyan témákról beszélgetünk, ami a meeting céljától teljesen eltérőek, irrelevánsak, nem bírnak hozzáadott értékkel. Ez végeredményben minden jelenlévő számára a hatékonyság csökkenéséhez vezet.

Miben segít a Smart Meeting Minutes?

A Smart Meeting Minutes kifejezetten értékesítőknek készült, ám az azóta eltelt idő alatt azt vettük észre, hogy nem csak az értékesítés területén tevékenykedők használják. A legkülönbözőbb iparágakból és területekről érkeznek a felhasználók nem csak Európából, hanem a világ minden tájáról Ausztriáliától kezdve, az USA-n át Angliáig.

A megbeszélések alatt jegyzeteket készíthetünk, valamint belső- és ügyféladatokat rögzíthetünk egyetlen felületen a Salesforce segítségével egyszerűen és hatékonyan. Ezzel a megoldással meetingenként 10-20 percet is spórolhatunk.

Rögzítés

Felejtsük el a kockás füzetet! Ahogy korábban is írtuk: “Ha van eszed, ne legyen noteszed”! Jegyzetelj digitálisan, strukturáltan, minden adatot közvetlenül a Salesforce-ba rögzítve! Így biztos lehetsz benne, hogy nincs többé elfelejtett, félrecsúszott feladat.

Az előre beállított agenda szerkesztő segít abban, hogy a lehető leghatékonyabban folytassukle a megbeszélést, és minden olyan pontot érintsünk, mely elengedhetetlen ahhoz, hogy sikeresnek lehessen mondani egy találkozót.

Megosztás

Az előre beállított agendának, és a formázási lehetőségeknek köszönhetően már a meeting végére egy olyan dokumentumot tudunk összeállítani, melyet nem kell a meetinget követően, vagy a munkaidő végeztével még csinosítgatni, hogy később majd megoszthassuk. Ezzel rengeteg időt spórolhatunk.

Az elkészült megbeszélés jegyzetet a helyszínen, a meeting végén egyetlen gombnyomással megoszthatjuk emailben a részvevőkkel pdf vagy word formátumban.

Riportálhatóság

Az összes Smart Meeting Minutes adat riportálható a Salesforce-on belül, ugyanúgy, mint bármelyik más dokumentum adatai. Így az értékesítők saját maguknak is készíthetnek riportokat arról, hogy egy adott ügyféllel, vagy egy adott héten hány és milyen minőségű SMM jegyzetet készítettek. A vezetők számára is követhetővé válik, hogy az értékesítők milyen munkát végeznek a megbeszéléseken, és adott esetben közösen tudják azokat még hatékonyabbá tenni, ezzel növelve az eladásokat.

A Salesforce keresőjének köszönhetően nincs többé elveszett jegyzet. Ha csak egyetlen szóra emlékszünk egy évekkel ezelőtti meetingről, a keresőbe beírva azt, azonnal megjelenik az összes Smart Meeting Minutes rekord, ami tartalmazza azt a kifejezést.

Utókövetés

A Smart Meeting Minutes lehetőséget ad arra, hogy belső és külső feladatokat hozzunk létre, és ezeket delegáljuk. A kollégáinknak – akik ugyancsak Salesforce felhasználók – automatikusan létrejön a rendszerben egy feladat a meghatározott tárggyal és határidővel, csatolva a megfelelő rekordokhoz. A Smart Meeting Minutes rekordok láthatóak Lead-en, Ügyfélen, Kapcsolattartón, Üzleti lehetőségen, és bármelyik más standard vagy létrehozott objektumon.

Mi a következő lépés?

Amennyiben már van Salesforce rendszere a vállalatnak, akkor nagyon egyszerű a helyzet. A Smart Meeting Minutes applikáció ingyenesen letölthető a Salesforce alkalmazás áruházából, az AppExchange-ről. 30 napig a csapat díjmentesen kipróbálhatja, hogyan könnyíti meg ez az app a mindennapi tevékenységet.

Ha viszont még nincs Salesforce rendszere a cégnek, ám a Smart Meeting Minutes annyira meggyőző számotokra, hogy emiatt szeretnétek egyet, az Attention CRM Consulting a régió egyik legnagyobb Salesforce konzultáns cégeként, ebben is tud segíteni. Ha CRM bevezetésen gondolkodtok, ajánljuk figyelmetekbe a stratégiáról és a konkrét Salesforce implementációról szóló cikkeinket. Bármilyen kérdés esetén keressetek minket, vagy írjatok egy email-t a [email protected] email címre, és közösen átbeszéljük a lehetőségeket

Pető Tamás