Adama Hungary Zrt.

A speciális, fejlesztésekkel teli projektbe 2015-ben vágott bele az Adama Hungary Zrt. és az Attention. Nagy gombok, egyszerű és funkcionális dizájn – a részletekről Munkácsi Szabolcs, a cég marketing menedzsere beszélt.

Piaci környezet

„Növényvédőszer-gyártással és kereskedelemmel foglalkozó, multinacionális vállalat vagyunk. Globálisan a világ minden pontján megtalálhatóak, a nemzetközi piacon a 6., Magyarországon pedig a 4. helyet foglaljuk el a gyártók rangsorában.”

Üzleti célok

„A CRM rendszer kiválasztásánál két szempont vezérelt minket. Egyrészt volt egy, az anyacég felől érkező nyomás a Salesforce irányába: ezt a rendszert választották ki az értékesítési folyamatok támogatására. Másrészt már a mi részünkről is régóta megvolt az igény arra, hogy a „sales”-esek munkáját egy olyan, egységesített rendszerrel segítsük, ahol a régiómenedzserek és az általuk vezetett promóter kollégák napi munka során szerzett tapasztalatait, valamint a partnerekhez kötődő vásárlás-előrejelzéseket rendszerezni tudjuk.

A cél, hogy a területi munka támogatásához olyan hátteret biztosítsunk, ahol ki tudják elemezni a saját munkájukat (ideértve az előző évek adatait, vásárlásait és látogatásait), illetve, ahol az összegyűjtött adatokból különböző, az értékesítést támogató kimutatásokat, statisztikákat készítsünk. Egyáltalán, hogy nyomon követhessük, hogyan alakul 1-1 évünk, folyamatosan ellenőrizhessük a részeredményeket, és ha valami miatt nem jó irányba haladnak a dolgok, bele tudjunk nyúlni a rendszerbe.”

Salesforce előtt és után

„Excel táblákkal kezdtük, és az excel alapú fájlküldözgetés összes lehetséges problémájával szembesültünk. Egyetlen fájl használatánál azt tapasztaltuk, hogy a munkatársak „time-menedzsmentje” és kitöltési motivációja nem egyforma: volt, aki azonnal kitöltötte és visszaküldte, és volt, aki a következő héten se. De akkor sem tudtuk naprakészen tartani az információkat, amikor mindenki külön fájlban dolgozott és azokat kellett a végén egyvalakinek összesíteni. A következő lépcső az Act nevű program volt, de ez sem jelentett előrelépést: az excelnél kicsit rendszerezettebb volt, de ugyanolyan bonyolult és nehezen használható is, ami egy nyilvántartási rendszer vezetésénél nem épp előnyös állapot.

Mára van egy központosított rendszerünk, amibe mindenki akkor lép be, amikor akar. Önmotiválóvá vált az egész, a munkatársak 2-3 naponta aktualizálják az információkat, de nem kell várnunk egymásra, mindenki tudja, mely időszakokban van szükségünk alapadatokra az elemzéseinkhez és aki addig nem töltötte fel azokat, az értelemszerűen nehezebb helyzetbe kerül, mert a Salesforce-ban úgy tűnik majd, hogy az illető „nem teljesítette az elvárásokat.” Ez azért elég motiváló erő!

Konkrét elvárások

„A Salesforce alapvető célja vállalatunknál, hogy a régiómenedzsereink hatékonyan tudják menedzselni a promótereiket és területi kapcsolataikat a partnerekkel. A területi sales-es rendszerükben 2 megyés régiókkal dolgozunk, mindegyik élén 1-1 régiómenedzserrel és benne az általuk menedzselt promóterekkel. A rendszernek leginkább az ő igényeiket kellett kiszolgálnia. Miután a nálunk dolgozók kollégák általában nem programozói vénával megáldott mezőgazdasági orientációjú szakemberek, úgy döntöttünk, hogy a Salesforce motorját használjuk. De egy ránk szabott, leegyszerűsített kezelőfelületet fejlesztünk, minél kevesebb gombbal, a minél egyszerűbb használhatóság érdekében.”

A folyamat

„2015-ben kezdtük el az Attentionnel a közös munkát és abban az évben nagyjából összeállt a váz: mi elmondtuk, milyen adatokat és milyen struktúrában szeretnénk látni a rendszerben, ők pedig hozzátették logikai és vizuális tanácsaikat, hogyan is épüljön föl mindez. A 2016-os tesztév volt, kiküszöböltük a gyermekbetegségeket, majd 2017 elejétől már élesben használtuk a rendszert:

elemzésekkel tudtuk támogatni a sales munkáját. Lépésről lépésre haladtunk. Az első és legfontosabb a partneradatok felvitele volt és hogy azokat rendszerezve tudjuk tárolni, felhasználni. Így például nyilvántartani a területi kollégák látogatásait (gyakoriság és hatékonyság). Előrejelzést készíteni, év közben nyomon követni, hogy állunk a tervhez képest, majd év végén kinyerni és kielemezni a tényadatokat, a forgalmat, értékelni az értékesítéső csapat munkáját.”

A rendszer

„A Salesforce-ra ráhúztunk egy skint, vagyis az Attention a terveink alapján fejlesztett egy egyedi felületet, amely mutatós, de végtelenül le van egyszerűsítve a napi munka funkcionalitására: a bejelentkezés után két gombot találunk. Az egyik a kereskedelem, a másik a marketing – ebből a két részből áll a rendszer. A továbblépés után szintén 2-3 gombos menüket látunk.

A marketing szekcióban a piaccal kapcsolatos legfontosabb információk találhatóak (pl. a különböző szegmensek méretei, az ott használt termékek és azok jelentősége), a kereskedelmiben pedig a két top funkció a látogatások és az előrejelzések. A területi kollégák a partnerekkel való beszélgetések után a tárgyalás tapasztalatain rögzítik a rendszerben. Kvázi jelentést tesznek, amihez a rendszerben található 5 féle látogatástípusból választanak. A látogatás lehet ismerkedés ( tipikusan az első kapcsolatfelvétel), lehet szakmai (amikor a kapcsolatfelvétel után már a termékekről beszélgetnek, hogyan is működik a termék, miért kellene, hogy ezt válassza az adott partner). Lehet kísérlet (amikor konkrétan kísérlet beállítását választják a partnernél). Valamint lehet előrejelzés (amennyiben egy termékre konkrét ígéret születik a partnertől a felhasználásra), vagy éppen reklamációkezelés.

Ahogy korábban is említettem – az Adama-nál a partnerekhez kapcsolódik az összes adat, és a leghangsúlyosabb feladata a Salesforce-nak az, hogy a régiómenedzserek munkáját segítse. Vezetni az embereiket, menedzselni a látogatásokat és az előrejelzések alapján pontosan látni, hogyan halad előre a tervszámok teljesítése. Felsővezetői szinten számunkra év közben – bár mindenkinek az adatait látjuk – az előrejelzés a hangsúlyosabb, abból látjuk, hogy melyik termékkel hogyan állunk a tervhez képest. Ezek alapján döntjük el, „bele kell-e nyúlni” év közben a kereskedelmi stratégiába, vagy mehet minden a maga útján. Év végén pedig az összesített adatok alapján végzünk komolyabb értékeléseket.”

Kihívások

„Igazából folyamatos kihívás az egész, abból az egyszerű okból adódóan, hogy a Salesforce-t, ahogy egyetlen CRM-rendszert sem mezőgazdasági felhasználásra tervezték. Itt olyan iparági specializációk vannak ugyanis, amelyekre a Salesforce-nál sem gondolták, hogy szükség lehet. A CRM-rendszerek alapsémákban gondolkodnak. Ezek hiányosságai gyorsan kiderülnek már az olyan egyszerű adatok esetén, mint a növények vetésterület adatai. Hiába visszük fel mondjuk az őszi búzával kapcsolatos terület adatokat vetéskor (ki, mekkora területen vetett az adott növényből) adott év őszén, az nem annak az évnek a területi tényadata lesz, mert betakarítani csak a következő nyáron fogják. Tehát egy évben adott partnernél adott kultúrára kétféle területadat is megjelenik. Viszont ez nem minden kultúránál van így – a napraforgót és a kukoricát tavasszal elvetjük és ősszel be is takarítjuk. Így itt csak egy területadat keletkezik adott évben. Ezek a harmonizációk a Salesforce-ban egyáltalán nem olyan egyszerűek és folyamatos fejlesztői nyomkövetést igényelnek.”

Tanulságok

„Szerintem két eset lehetséges: vagy teljesen a nulláról fejlesztesz egy saját, egyedi rendszert, vagy befizetsz egy olyanra, mint a Salesforce, aminek úgy 70-75 százalékos a tudása alaphelyzetben, ahhoz képest, amire szükséged van, és azt építed tovább. Mi az Adama-nál az utóbbi mellett döntöttünk és úgy látjuk, naprakész és jól működik a rendszer. Nem tudok olyat mondani, amit másképp kellett volna csinálnunk. Folyamatos fejlesztést igényel, hogy akár számítógépen, mobilon vagy tableten is felhasználóbarát és működő legyen a rendszer. Hogy a munkatársaink szívesen használják. Mert azért lássuk be, egy ilyen rendszernek a töltése kőkeményen adminisztratív munka, ami nem feltétlenül a legkedveltebb munkatevékenység. De ha a felhasználói élményt apróságnak, „kit érdekel-ügynek” tűnő dolgokkal is tudjuk javítani, elérhetjük, hogy a kollégák akkor is szívesen használják a rendszert, amikor olyan dolgot kell benne csinálniuk, amit alapvetően nem szeretnek, ám mégis muszáj. Fontos, hogy egy ilyen rendszert csak és kizárólag úgy lehet beüzemelni és aztán működtetni, ha a megrendelő és a fejlesztő cég között folyamatos a kontaktus.

Az Attentionnel így zajlott a fejlesztés idején a műhelymunka is és most is havonta átbeszéljük a fő irányokat. Új célokat tűzünk ki, amiket aztán két napon belül felborítunk, mert menet közben jönnek a napi jellegű dolgok. Az biztos, hogy nem unatkoznak mellettünk. Mindig új és újabb dolgokat álmodunk meg – leginkább olyanokat, amelyek vizuálisan segítik a napi munkát. Az ötleteket átbeszéljük a régiómenedzserekkel, aztán konzultálunk az Attentionnel, ők pedig nekiállnak és megcsinálják. Most például azon dolgozunk, hogy amikor a felhasználó belép a rendszerbe, akkor a bejelentkezési felületén azonnal lássa grafikusan, hogy forgalmi számai hogyan állnak a tervhez képest, milyen előrehaladást ért el addig a pillanatig.”