Extreme Digital

A 2001-ben még garázscégként induló Extreme Digital a 2000-es évek végére a magyar e-kereskedelmi piac vezetőjévé nőtte ki magát. Közben nemzetközi terjeszkedésbe kezdett, csatlakozott, majd kivált a Steinhoff cégcsoporttól, és 2019-es a hír a román piacvezető eMAG webáruházzal történő összeolvadásról. Arról, hogy a folyamatos szintlépés milyen kihívásokat generál, hogy milyen előzmények után, milyen üzleti cél mentén jött létre az Attention-nel való együttműködés és hol tart a közös evolúció, arról Mészáros Gábor, az e-kereskedő cég ügyfélélmény vezetője mesélt.

Előtörténet

„Nagyjából 2015-re a dinamikus növekedés egyik negatív hatásaként több lemaradást, problémát realizáltunk az ügyfélkiszolgálás terén. Kérdésessé vált az akkor használt rendszer hatékonysága/fejlettsége és a folyamatok megléte (inkább voltak szokásjogok), melyhez egy tanácsadó cég támogatásával készítettünk egy átfogó auditot, valamint megnéztük, hogy milyen rendszert kellene alkalmaznunk. Elkészültek és dokumentálásra kerültek a folyamatok, kiválasztásra került egy folyamat- és dokumentumkezelő rendszer, elindultunk egy úton. Néhány hónapos használat után tapasztaltuk, hogy az új rendszer a folyamatok implementálását remekül lehetővé teszi (ami rugalmatlan operatív működést és lassulást eredményezett), de drága fejleszteni és nekünk kell specifikálni, hogy mit tudjon a rendszer. Azaz az ügyfélkiszolgálást és a trendek menti fejlődést nem támogatta megfelelően, pedig nekünk az online kereskedelmünk folyamatos növekedése miatt egyre több megkereséssel kellett megbirkóznunk. Szert tettünk ugyan néhány adatra, de nem ismertük milyen ügyintézési időink vannak, és minden riport újabb és újabb költségeket okozott. Csak arról voltak információink, hogy milyen típusú ügyekkel keresnek meg minket, mekkora mértékben, melyik csatornán és mennyi idő telik el a lezárásig, esetleg mennyi időt áll 1-1 fázisban.

Éreztük, hogy újra kell húznunk az ügyfélkiszolgálási rendszerünket, tisztában voltunk azzal, hogy nem mi akarjuk megmondani a tutit.

Irányokat, és olyan rendszert akartunk, ami amellett, hogy tudja, mi az az ügyfélkiszolgálás, van egy erős benchmark és világszínvonalon is megállja a helyét.

Végül egy négy résztvevős tendert követően a Salesforce mellett döntöttünk, ők pedig az Attention-t ajánlották, mint hazai partnert. Az implementálás szempontjából fontos volt számunkra a magyar support, hiszen magyar cégként nálunk nem mindenki beszél tökéletesen angolul, a Salesforce mellett pedig az szólt, hogy volt egy olyan interfésze, amit anélkül tudtunk összekötni a vállalatirányítási rendszerünkkel, hogy abba saját fejlesztőnek bele kellett volna nyúlnia, amit így viszonylag gyorsan be tudtunk vezetni. A gyors bevezetés pedig szintén egy szempont volt, hiszen már nyár közepén jártunk, mikor meghirdettünk a tendert és nagyon közeledett a karácsonyi szezon.”

A cél

„Az alapvető üzleti cél az volt, hogy 20-25 százalékkal csökkentsük az ügyintézési időt, ami a költség oldalon jól kimutatható spórolással és kapacitás növekedéssel jár: több ügyet tudok elintézni ugyanannyi egységnyi idő alatt. Ehhez minőségibb, átláthatóbb és gyorsabb ügyfélkiszolgálásra volt szükség. Egy olyan rendszerre, amiben az ügyintéző számára is könnyen kezelhető a felület, minden folyamatról gyorsan információt tud szerezni, gyorsan át tudja azt adni az ügyfélnek, mérhető az ő teljesítménye, mérhető, hogy az ügyfelek mivel keresnek meg minket, hogy mi a probléma, hiszen abból tudunk fejlődni, arra tudunk reagálni.”

Ügymenet

„A licenszek megvásárlása és a szerződések megkötése után indulhatott a megvalósítás. Több napos meeting-sorozat után kaptunk egy Solution Designt, egy megoldáscsomagot az Attention-től arról, rendszerszinten hogyan építik fel a platform-ot, hogyan történne az általunk átadott üzleti/üzemeltetési folyamatok alapján a híváskezelés, az ügyindítás, és hogy hogyan kezelik az általunk ügyenként definiált státuszokat. 2017 őszén kötöttük meg a szerződést, októberre kaptuk meg a végső tervet – amit még közösen finomhangoltunk – és végül 2 fázisban indultunk el. November 2-án kellett bedörrenteni egy olyan rendszert, ami legalább azt tudja, mint az előző. Benne kellett lennie az ügyfél-törzsadatbázisunknak, űrlapoknak, amiket az ügyintézők kitöltenek. Képesnek kellett lennie arra, hogy integráltan beépüljön az általunk használt híváskezelő rendszerbe és arra is, hogy fogadja és tipizálja a megkereséseket, ismerje fel, azonosítsa be és válassza ki – akár több mailcím/telefonszám esetében is – az ügyfelet az ügyféladatbázisból, hogy ne az ügyintézőnek kelljen ezzel foglalkoznia. Az ügyféltörténet építése mellett még riportolni is tudnia kellett, hogy lássuk, melyik ügy milyen státuszban áll – melyik van például társosztálynál (és azon belül melyiknél és mióta), hogy mindenki képben legyen a feladataival, a vezető pedig a teljes operatív működéssel. Az első fázisban kaptunk egy, a réginél gyorsabb rendszert, a supervisorok és az ügyintézők számára is felhasználóbarátabb és átláthatóbb kezelőfelülettel –

az erős terheléssel járó 2017-es Black Friday-t már ezzel bonyolítottuk le.”

Utána

„Most ott tartunk, hogy az átlagos ügyintézési időnket másodpercre pontosan ki tudjuk mutatni (azaz, hogy egy ügyintéző konkrétan hány másodpercet tölt egy ügy olvasásával, feldolgozásával). További előny, hogy ezt bármilyen irányból tudom elemezni (ügytípus, ügyintéző, csatorna, stb.) és fejlesztési tervet készíteni a folyamat, az automatizáció szempontjából. Mennyit van nálunk, mennyit a társosztálynál, mennyi időt tölt beküldés után maga az ügy abban a fázisban, amikor mi még hozzá se nyúltunk, mennyit akkor, amikor megkaptunk egy választ és azt az ügyintézőnek továbbítania kéne az ügyfél számára. Mindezt akár percenként frissülő riportokon tudja a terület vezetője és a menedzsment nyomon követni, ami a supervisoroknak fontos, hiszen percenként több tucat ügy is lecsapódik az ügyfélszolgálaton, ami egy hétre levetítve már többezres mennyiség. De ezekből tudunk építkezni, kapacitást tervezni, ráadásul még azt is, hol kell egyszerűen belenyúlni a folyamatokba. Ha jó az alapfolyamat, például a rendelés kiszolgálásé – ami egyrészt szintén hozzám tartozik -, akkor az ügyfél kevesebbet érdeklődik aziránt, hogy hol tart a rendelése, ritkábban szeretne rajta módosítani, kevesebb a probléma. Egy e-kereskedelmi cégnél ez a legnagyobb terhelés, hogy mi van a rendeléssel. Nekem pedig az a feladatom, hogy ezeket az ügyfélfolyamatokat kijavítsam annak érdekében, hogy ne keletkezzenek ügyek, a vásárló számára élmény legyen a vásárlás folyamata. 100 oldalakat tudnék megtölteni az elmúlt években elvégzett feladatokból, a jövőre vonatkozó terveinkből. Összegzésül most egy átlátható ügymenetünk és operatív működésünk van, jól tervezhetőek a fejlődésünket elősegítő fejlesztések, amiket a rendelkezésre álló adatokból számszerűsíteni tudunk, ami a megtérülés számításában kihagyhatatlan komponens.

Vagyis nem szavakban, hanem számokban tudom kimutatni, mitől lesz az ügyfeleinknek és nem utolsó sorban nekünk is jobb. Ez óriási előny a korábbi évekhez képest.”

„Innen szeretnénk a jövőben tovább építkezni. A Salesforce olyan, mint egy homokozó, különböző funkciók tárháza, aminek mi kb. a 10 százalékát ismerjük, a többi pedig csak akkor fog előjönni, ha beszélgetünk az Attention-nel arról, hogy éppen milyen problémát szeretnénk megoldani a rendszerrel. Ekkor ők legjobb esetben hozzák, hogy van egy ilyen alapfunkció. Alapvetően mi ezért váltottunk 2017-ben, hogy legyen egy rendszer amelyik tudja, és legyen egy partner, aki azt mondja, van egy ilyen alapfunkció, nem is kell fejlesztés hozzá.”