Kollaboráció – a modern vállalkozások sikerének kulcsa

Képzeljük el az idilli képet: egy szép, tágas, napsütötte irodában dolgozunk. Minden információt könnyedén elérünk a legközelebbi szekrényben. Az asztalunkon nincsen rendetlenség. A kollégáink éppen olyan hangosan poénkodnak körülöttünk, ami nem zavaró. Ha felmerül egy kérdésünk, csak feltesszük, valaki azonnal rápillant a monitorunkra és eligazít. Az online kollaboráció, ha jól csináljuk, ehhez az élményhez közelít a virtuális térben, az eredménye pedig nagyobb hatékonyság és összetartóbb munkahelyi közösség.

Miért fontos az online kollaboráció?

Az online kollaboráció alatt olyan folyamatok és eszközök együttesét értjük, amelyek lehetővé teszik a kollégák számára, hogy webalapú rendszereken keresztül kapcsolatba lépjenek egymással, partnereikkel és ügyfeleikkel. A kommunikáción túl az adatok megosztása és valós idejű, közös szerkesztése a cél, mely jelenleg már elengedhetetlen.

Minden olyan cégben, ahol számítógépeket használnak, tetten érhető az online kollaboráció valamilyen formája: ez lehet egyedi intranetes felület, dedikált internetes platform, vagy jobb híján, a kollégák által kényszerűségből létrehozott Facebook Messenger csoport. Ahhoz azonban, hogy a digitális eszközök valóban elősegítsék a közös munkát, növeljék a hatékonyságot és ne hordozzanak magukban adatbiztonsági kockázatot, megfontoltan kell a platformot kiválasztani.

A rendelkezésre álló eszközök megfelelő használata hatékonyabb időgazdálkodást tesz lehetővé, erősíti a csapatösszetartozást, megkönnyíti a projektvezetést és javítja a szervezeti kultúrát. Azoknál a vállalatoknál, ahol távmunkára, vagy ritkább esetben home-office-ra van lehetőség, illetve nagy üzleti közösségekkel rendelkeznek, a munkafolyamatokat leghatékonyabban az üzleti célú online kollaborációs eszközökkel lehet egyszerűsíteni.

Az eredményes és biztonságos online kollaboráció azonban magától nem jön létre. Ahogy egy irodát is meg kell tervezni, a munkahelyi folyamatokat szabályokhoz kell kötni, avagy az asztalunk körüli rendre és tisztaságra is ügyelnünk kell, a vállalkozás közösségének virtuális tere is tervezést és folyamatos odafigyelést igényel. Mire érdemes figyelni, ha a szervezetünket egy új szintre szeretnénk emelni?

A kollaboráció szintjei

A kollaborációban résztvevőket három szintbe sorolhatjuk. A közvetlen kollégák jelentik a biztos pontot, akik minden szintből kiveszik a részüket, de a sikeres stratégiához hozzátartoznak a vállalathoz kapcsolódó közösségek, a partnerek, a külsős munkatársak is.

• Csapat szintű: A kollaboráció legkisebb egységének számít, melyben az adott projekten vagy feladaton dolgozó kollégák vesznek részt. A team tagjai egy közös célt határoznak meg, fontos funkció számukra a file-megosztás, a dokumentumok valós idejű szerkesztésének lehetősége, illetve a gyors információszerzés.
• Közösségi szintű: Nemcsak a kollégáink részesei a munkának. Akár a közösségi médián, a honlapunkon vagy ügyfélszolgálatunkon keresztül csatlakozhatnak hozzánk a közösségünk tagjai, akikkel gyorsan, könnyen, hatékonyan kell szót érteni.
• Hálózati szintű: Ide tartoznak partnereink, beszállítóink, vagy épp a partnereink partnerei, akikkel a mindennapokban kapcsolatban vagyunk. Míg csapatszinten csak belsősökkel tartjuk a kapcsolatot, gondolnunk kell arra is, hogy a külsősökkel milyen módon tudunk a leggördülékenyebben együttműködni.

MILYEN ELŐNYÖKET BIZTOSÍTANAK AZ ONLINE KOLLABORÁCIÓS ESZKÖZÖK A CÉG SZÁMÁRA?

Minden vállalkozás célja, hogy az ügyfeleit elégedetté tegye. A megfelelő kollaborációs kultúra az együttműködés minden szintjén megjelenik, a pozitív hatások pedig gyorsabb kiszolgálást és jobb ügyfélélményt fognak eredményezni. Mik a kollaboráció további előnyei?

• Hatékonyabb időgazdálkodás. Munkaidőnk csaknem felét emailezéssel töltjük. Leveleket olvasunk, információt gyűjtünk, feladatot delegálunk, válaszolunk. Ha bármely ponton gyorsítani tudjuk a folyamatokat, nő a produktivitásunk. Az online eszközök azonban ennél sokkal többre képesek: az automatizált folyamatok rengeteg ismétlődő feladatot le tudnak venni a vállunkról.
• Csökkenő fluktuáció. Az adminisztratív feladatok általában ismétlődőek és unalmasak. Minél kevesebb van belőlük, annál többet tudunk a munkánk érdemi részével foglalkozni. A kollaborációs platformok támogatják a munkahelyen belüli kapcsolatok kialakulását, a munkahelyi közösség ápolását, amivel a munkahelyi fluktuáció is megelőzhető.

A VÁLTOZÓ MUNKAVÉGZÉSI FOLYAMATOKHOZ ÉRDEMES MIELŐBB ALKALMAZKODNI

Alig van olyan vállalat, mely együttműködések nélkül képes megvalósítani egy projektet. Éppen ezért a projekt sikeres megvalósulása érdekében erre különös hangsúlyt kell fektetni.

A kollaborációs eszközök meghatározó szerepe előtérbe került a pandémia idején, hiszen ekkor  olyan munkahelyi közösségek is az online térbe kényszerültek, melyek korábban kizárólag az irodában, offline léteztek. A home-office és távoli munkavégzés az elmúlt két évben mindennapossá vált, az ehhez használt eszközöket viszont leginkább ad-hoc módon választották ki a cégek, személyes preferenciák alapján. Ez a gyakorlat jobb esetben csak a hatékonyságot nélkülözte, rosszabb esetben viszont kockázatokkal járt.

Az üzleti célú kollaborációs platformok segítenek a munka és magánélet elválasztásában még akkor is, ha egész nap ugyanazt a számítógépet és mobilt használjuk, miközben az adatbiztonságra különös hangsúlyt fektetnek.

MI SZÜKSÉGES A sikeres kollaborációs kultúra KIALAKÍTÁSÁHOZ?

Minden fejlesztést a felhasználóknál kell kezdeni, a mindennapi életvitelüket, igényeiket megismerve lehet a munkafolyamatokat megfelelően létrehozni. Ezt követően tudjuk kiválasztani és bevezetni azt a platformot, ami a leginkább illeszkedik az elvárásokhoz. Így jöhetnek létre olyan rendszerek, amelyeknek egyszerű a használata, mellőzik a dupla adminisztrációt és megkönnyítik a munkavégzést.

• Szükség van egy projektvezetőre. A személynek vezetői képességekkel és online kollaborációs eszközökben szerzett tapasztalattal egyaránt rendelkeznie kell. Ő az, aki a hátán viszi a bevezetési projektet, a cégen belül folyamatos kommunikációt ad annak alakulásáról. Ne felejtsük el, a projekt és az ezzel együtt járó változás sokakat érint a szervezeten belül, és a megszokott rutintól még akkor is nehéz eltérni, ha ez a rutin rossz.
• Szükség van kitűzött célokra. Mik a hosszútávú céljaink és melyek közülük a legfontosabbak? Vezetői elköteleződést igényel a folyamat, amelynek a mérföldkövei mindenki számára világosnak kell lennie. A projekt előrehaladtával, az egyes eszközök bevezetésekor pedig szükség van az adatmegosztási szabályzat kialakítása.
• Szükség van a megfelelő technológia kialakítására. Adattárolás- és megosztás, kommunikáció, videohívások, projektmenedzsment, dokumentumok közös szerkesztése, naptárkezelés – ez a lista minden vállalatnál azonos, de ne felejtsük el, a egyedi igényeket, integrációk mindenhol vannak, amelyekhez rugalmasan kell tudni alkalmazkodni.

A Salesforce kollaborációs eszközei

A Salesforce rengeteg lehetőséget nyújt a kollaborációra. Saját eszközök és integrációk révén képes arra, hogy egy vállalkozás online életének központi tere legyen. Felhőalapú, így bárhonnan elérhető, akár mobilról is. Minden adat megtalálható benne, ami a munkához kell. Rugalmassága pedig lehetővé teszi, hogy bármilyen bonyolult munkafolyamatot támogatni tudjon.

A Salesforce CRM rendszer fő termékei egy-egy üzleti folyamat köré épülnek: sales, marketing, ügyfélszolgálatok. Kiegészítő termékei az üzleti élet egy-egy aspektusára fókuszálnak, legyen szó akár bonyolult elemzések és előrejelzések készítéséről, vagy épp a B2B kommunikáció támogatásáról. A kollaborációs eszközök pedig minden ponton beépülnek a kiválasztott rendszerbe, hogy elősegítsék a kollégák között az információáramlást és a közös munkát.

A Salesforce saját eszközei

○      Salesforce Chatter: A rendszer minden pontjáról könnyen elérhető elem, mely szereptől és helytől függetlenül együttműködésre ösztönzi a szervezet valamennyi tagját. Üzenhetünk egymásnak egy-egy konkrét rekorddal kapcsolatban, de a legközelebbi céges kirándulás részleteit is megbeszélhetjük a segítségével.

○      Slack: A vállalati kommunikációt forradalmasító eszköz a Salesforce szerves része, melyből akár közvetlenül frissíthetjük rekordjainkat.

○      Salesforce Files: Bármely rekordhoz csatolhatunk file-okat és a hozzá kapcsolódó listában el is érhetjük azokat.

○      Salesforce Files Connect: A cégen belül Quip-et, Google Drive-ot, SharePoint-ot vagy Box-ot használnak? A Salesforce külső rendszereket is képes kezelni, lehetőséget biztosít arra, hogy ezekben is kereshessünk, szerkeszthessünk és megoszthassunk a file-okat.

○      Salesforce CRM Connect: Könyvtárakban tárolhatjuk, kezelhetjük és megoszthatjuk file-jainkat.

Kivel tudunk kollaborálni a Salesforce segítségével?

Röviden: bárkivel és mindenkivel.

○      A vállalaton belül a kollégákkal: Naprakészek lehetünk a cégben zajló eseményekkel. Megoszthatjuk tudásunk a Chatter-bejegyzésekben és megjegyzésekben, együttműködhetünk csoportokban, elérhetjük a fájlokat és adatokat a szervezetben. Lehetőség van arra is, hogy a belső kommunikációt és projektmenedzsmentet teljes egészében a Slackbe helyezzük át.

○      Ügyfelekkel, partnerekkel: Chatter csoportokban és a Slacken is tudunk külsősökkel kommunikálni. A Salesforce az emailjeinket is kezelni tudja, sőt, akár az Outlookkal is össze tudjuk kötni.

○      A többi felhasználóval: A kiterjedt dokumentáció és gyors támogatás mellett számottevő a Salesforce felhasználói közössége, akik motivációt jelenthetnek számunkra.

Mely szektoroknak érdemes a Salesforce kollaborációs megoldásait beépíteni a mindennapokba?

Minél többen dolgoznak egy vállalatnál, annál fontosabbak az online kollaborációs eszközök. Minél több érzékeny adat keletkezik egy cégben, annál fontosabb a biztonságos online eszközök használata. Minél nagyobb mennyiségű adat áll rendelkezésre, annál fontosabb, hogy automatizált rendszerek és mesterséges intelligenciák segítsék az adatok gyors elérését és feldolgozását.

A Salesforce számos, az egyes szektorok igényeihez szabott, specifikus funkcióval rendelkezik. Közös bennük, hogy a kollaborációs eszközök mindegyiket ugyanúgy támogatják, amelynek köszönhetően a Salesforce növeli a hatékonyságot, bármilyen üzleti területről legyen is szó.

• Pénzügyi szektor: A “Financial Services Cloud” a pénzügyi szektorban dolgozó vállalatok számára kifejlesztett specifikus funkciókkal rendelkezik, amelyek lehetővé teszik, hogy a tanácsadók az ügyfelek teljes pénzügyi életét a Salesforce-ban kezeljék.
• Egészségügy: A “Health Cloud” egyszerűsíti az ellátás koordinációját az intelligensebb betegkezeléssel, így lehetővé teszi, hogy valós időben kollaboráljunk a teljes ellátási hálózaton. A betegek is aktívan kezelhetik az egészségügyi ellátásuk minden részletét, a vizsgálatokat pedig valós idejű együttműködésekké alakíthatják át.
• Kiskereskedelem: A vásárlók pozitív ügyfélélményre vágynak, amelynek része, hogy az üzletek bemutatótermekké és élményközpontokká “alakulnak át”. A Salesforce a kereskedőktől az ügyfélszolgálaton át a menedzsmentig mindenki számára támogatást nyújt, hogy a látogató valóban azt kapja kézhez, amire vágyik.
• Gyártás- és fogyasztási cikkek: A felhasználók, a termékek, a piacok és a különböző értékesítési csatornák jobban össze vannak kötve, mint valaha. A Salesforce versenyelőnyöket biztosít az omnichannel piacokon résztvevők számára.
• Médiavállalatok: Az ügyfelek többet várnak el szolgáltatóktól, miközben kevésbé bíznak bennük. Visszanyerhetjük bizalmukat egy olyan ügyfélélménnyel, amely skálázhatóan nyújtja a közvetlen kommunikáció élményét.

Az online kollaborációs eszközök tehát minden vállalat számára versenyelőnyt jelentenek. Mint ahogy minden mást, ezek használatát is meg kell tanulni. A befektetett energia egy megfelelő CRM rendszerrel kiegészítve azonban többszörösen megtérül, hiszen nemcsak a produktivitást növeli, de a csapatösszetartást is javítja.

Várnagy Szabolcs