Hogyan helyezd a munkahelyi kommunikációt biztos alapokra?
A munkahelyi kommunikáció egy folyamatosan fejlődő, változó terület. Nem csak a cég mérete, működési területe, személyi összetétele vagy az azokban beállott változások befolyásolhatják: a globális folyamatok, az aktuális trendek vagy éppen az uralkodó korszellem mind hatással vannak arra, hogyan érhető el eredményes és hatékony kommunikáció egy vállalaton belül. A koronavírus járvány és annak hatásai mindenképpen mérföldkövet jelentettek a munkahelyi kommunikáció „fejlődéstörténetében”, szinte egyik napról találta magát egy merőben új helyzetben munkáltató és munkavállaló egyaránt és kellett addig kevésbe bevett módszerekkel megszervezni a napi munkavégzést.
Mostani bejegyzésünkben elsőként megnézzük, hogy mit értünk munkahelyi kommunikáció alatt, miért fontos nem csak a cég kommunikációs stílusát, hanem annak formáját is körültekintően megválasztani. Majd megnézzük, mikor milyen platformokon érdemes tartani a kapcsolatot dolgozóinkkal, a hagyományos megoldások mellett bemutatva egy kifejezetten munkahelyi kommunikációra készült alkalmazást, a Slack-et is. Nézzük is, amit tudni érdemes a témában!
A munkahelyi kommunikáció fogalma és jelentősége
A 2020-as pandémia alapjaiban változtatta meg mindazt, amit addig a munkavégzésről gondoltunk. Amíg korábban a home office lehetősége pusztán értéknövelő plusz volt egy-egy meghirdetett állás esetében, addig mostanra általános elvárássá vált a munkavállalók részéről, hogy legalább heti pár napot irodán kívülről, távmunka keretében láthassák el feladatukat.
A munkahelyi környezet egyébként is állandó változásban van. A felülről jövő utasításokkal szemben napjainkra sokkal nagyobb hangsúly kerül a munkavállalók bevonására, véleményük és igényeik minél pontosabb megismerésére és megértésére. Egy modern vállalatnál a kommunikáció minden esetben kétirányú, amely a vezetői bejelentéseknek ugyanúgy teret enged, mint adott témában a munkavállalói visszajelzéseknek, észrevételeknek.
Mit értünk munkahelyi kommunikáció alatt?
A munkahelyi kommunikáció átfogja egy vállalat működésének valamennyi területét, egy új alkalmazott felvételétől kezdve a céges rendezvények, a hírek bejelentésén át a válságkommunikációig bezárólag. De ebbe a körbe tartozhat egy cég szempontjából fontos, érdekes cikkek, tanulmányok megosztása. Lényegében tehát minden olyan információ célba juttatását ide sorolhatjuk, amely akár a cég működése, akár a munkavállaló egyéni boldogulása szempontjából releváns vagy bármilyen formában hatással lehet a szervezet és az egyének munkavégzésére.
A lényeg az információmegosztáson van: legyen az egy új belépő számára fontos tudnivaló, az egész szervezetre nézve jelentős változás vagy éppen a hétvégi csapatépítő program ismertetése. Fontos, hogy biztosított legyen a hatékony információáramlás a szervezet és a munkaerő, valamint az akár azonos beosztású, vezető vagy alacsonyabb szintű munkavállalók között.
Miért fontos a megfelelő munkahelyi kommunikáció?
Minél nagyobb a cég, annál inkább igaz, hogy sikeressége nagymértékben függ a különböző egységek együttműködésétől. Az egyes részlegek olyanok, mint egy gép fogaskerekei: ha megfelelő a kommunikáció és az információáramlás, akkor zökkenőmentes lesz a működés. Ha viszont nem mennek olajozottan a folyamatok, akkor a fogaskerekek is rendellenesen működnek, akadozhatnak vagy éppen túlpöröghetnek. Így a szervezett működés nem lesz hatékony, amelynek végső soron az eredményesség és a remélt profit láthatja kárát.
Nem csak az egyes egységeknek, hanem a munkavállalóknak is megfelelően „össze kell dolgozniuk” a közös célok elérése érdekében. Fontos, hogy egyfelől közöttük is meglegyen a megfelelő kommunikáció, valamint az egyes munkavállalókhoz is eljussanak a számukra releváns információk. Ha dolgozóink úgy érzik, megkapják a maximális támogatást, ha biztosak lehetnek abban, hogy minden nap a szükséges információk birtokában foghatnak neki az aktuális feladatnak, kérdés esetén tudnak hová fordulni és akár visszajelzést is remélhetnek az elvégzett feladatokkal kapcsolatban, akkor jobban érzik magukat a cégnél, magabiztosabbak és jó eséllyel eredményesebbek, hatékonyabbak lesznek.
Hogyan válasszuk ki a megfelelő platformot?
A digitalizáció áthatja mindennapjainkat, a számlák fizetése, a szerződések megkötése sokszor ugyanúgy online formában történik, mint a vezetői meetingek, az állásinterjúk vagy a szakmai egyeztetések. Ebbe a sorba pedig remekül illeszkedik a kapcsolattartás is vezetők, beosztottak és más munkavállalók között. Amíg korábban a munkahelyi kommunikáció a 9-17 óra között az irodában dolgozó munkaerőből indult ki, addig napjainkra azok a vállalatok tudnak sikeresek lenni, amelyek reagáltak az új idők kihívásaira és úgy alakítják kommunikációjukat, hogy az mindenben megfeleljen az alkalmazottak megváltozott igényeinek.
A távmunka következtében a munkaerő szétszóródott, a hangsúly pedig a vállalati üzenetküldésre helyeződött át. Bár korábban is jellemző volt, hogy a fontos céges bejelentésekről e-mail formájában értesült a szervezet, mint látni fogjuk, egy e-mail nem minden helyzetben jelenti az ideális választást. A munkavállalók a digitális térben élik mindennapjaikat, közösségi oldalakat és különböző üzenetküldő alkalmazásokat használnak, napi szinten lájkolnak, osztanak meg tartalmat, reagálnak és hozzászólnak más felhasználók posztjaihoz. Ha az ideális megoldást keressük a napi szintű kommunikációhoz, hasonló szempontokat és lehetőségeket érdemes mérlegelnünk.
Milyen megoldások között válogathatnak a vállalatok?
A digitalizáció nem egyedül a pandémia következménye, korábban is léteztek non verbális csatornák, belső hálózatok, üzenetküldő rendszerek, ahol a fontosabb céges információ eljuthattak a munkavállalókhoz. Nézzük is meg ezek közül a leglényegesebbeket, röviden kitérve azok előnyeire és hátrányaira egyaránt.
Az e-mail mára hagyományosnak tekinthető kommunikációs csatorna, kiváló eszköz, ha gyorsan nagy közönséget szeretnénk elérni. Ugyanakkor túl hagyományos megoldás, a munkavállalók postafiókja amúgy is sokszor telített, ezért érdemes átgondolni, milyen sűrűn kívánunk élni ezzel a lehetőséggel. Érdemes olyan fontos bejelentések megtételéhez használni, amelyeknek egyszer kell eljutnia a címzettekhez és az se gond, ha egyirányú marad a kommunikáció. Ha e-mailben üzenünk, törekedjünk a lényegretörő, tömör megfogalmazásra és szorítkozzunk kizárólag a szükséges információk átadására.
Videó konferencia
Önmagában a videó konferencia sem „Covid-innováció”, multinacionális vállalatok esetében például korábban is jól bevált megoldásnak számított. Ugyanakkor a járványnak köszönhetően ma már nem csak a felsővezetők privilégiuma, ország-világ ismerhette meg 2020 tavaszán a Zoom vagy a Teams alkalmazásokat. Azonban a túl sok videó konferenciának is megvannak a hátulütői, a szakma például mostanában fedezi fel a Zoom fatigue (fáradtság) jelenségét. Hasznos kiváltása a tárgyalókban folytatott egyeztetéseknek, ugyanakkor a céges kommunikációnak csak egy kisebb szegmensét képesek lefedni ezek az eszközök.
Intranet
Az intranet egy biztonságos magánhálózat, régóta használt csatorna a munkahelyi kommunikációban. Előnye, hogy visszakereshető módon, egy helyen érhetők el a legfontosabb információk. Az intraneten megosztott hírekhez, bejelentésekhez a dolgozók véleményeket, visszajelzéseket fűzhetnek, reagálhatnak vagy hozzászólhatnak, valamint saját tartalmaikat is közzétehetik. Lehetőséget biztosít képek, videók és infografikák megosztására, ugyanakkor egy viszonylag statikus platform, egymás gyors eléréséhez és sürgős információk átadásához nem feltétlen a leghatékonyabb felület.
Mobil appok
Ha valamilyen speciális, létező igényre keresünk testreszabott megoldást, a különböző applikációk a lehetőségek széles tárházát tárják elénk. Hálózatépítésre ott a LinkedIn, ha projektjeinket szeretnénk hatékonyan menedzselni, érdemes lehet megfontolni az Asana használatát. Ha viszont kifejezetten a gyors és hatékony munkahelyi kommunikáció elérése a célunk, a Slack az egyik legjobb felület ehhez. Nézzük is meg, mit érdemes tudni az alkalmazásról!
Mi az a Slack?
A Slack egy üzleti üzenetküldő alkalmazás, amely összeköti a munkavállalókat és a számukra szükséges információkat. Képes az egyes embereket egységes csapatként kezeli, átalakítva bármelyik szervezet kommunikációját, átláthatóbbá és szervezettebbé téve azt. Asztali számítógépen és mobiltelefonon egyaránt elérhető platformjai felhasználóbarátok, könnyen kezelhetők, letisztultak. Értesítésküldési lehetőségeinek köszönhetően munkavállalóink minden nap naprakészek lehetnek a legfontosabb céges tudnivalókkal kapcsolatban, maximalizálva a dolgozói felhasználói élményt.
Többről van szó, mint egy hagyományos üzenetküldő alkalmazásról: a Slack képes a felhasználókat csapatként kezelni, mindemellett meghagyva a személyes csevegés lehetőségét is. Az applikáció legnagyobb előnye azonban a csapatszervezés: különböző csatornákat és csoportokat hozhatunk létre, külön kezelve bizonyos osztályokat, egyéb szervezeti egységeket vagy munkavállalók más csoportjait.
A rendszerezésnek és a csoportosításnak szinte csak a kreativitásunk szab határt. Beszélgethetünk személyesen, küldhetünk üzeneteket csak a hozzánk tartozó részleg dolgozóinak, de akár az egész szervezet számára is létrehozhatunk egy csoportot. Emellett nyilvános és zárt csatornákat is indíthatunk, előbbi esetében mindenki, zárt csatorna esetén a meghívottak iratkozhatnak fel.
Valóban csak rajtunk múlik, hogy mit hozunk ki az elérhető lehetőségekből. Egyszerűen hozhatunk létre csoportokat és csatornákat, megadva azok célját, mellékelhetünk hozzájuk egy rövid leírást, beállíthatjuk, hogy zárt vagy nyílt formában kívánjuk létesíteni. Az üzenetekre pedig nem csak válaszolhatunk, hanem emojikkal is reagálhatunk, illetve emlékeztetőt is beállíthatunk hozzájuk, ha később tudnánk velük érdemben foglalkozni. De nem is szaporítanánk a szót, az alkalmazás 10 főig ingyenesen használható, a hivatalos weboldalon pedig hasznos, angol nyelvű bemutatók segítségével részletesen megismerhetjük működését.
A Slack előnye a remek integrálhatóság
A Slack számos előnye közül még az integrálhatóságára térnénk ki röviden. Az alkalmazás könnyedén összekapcsolható többek között a Google Drive-val, a Github-bal (webfejlesztők előnyben), de a Google Calendar-ral, a Trello-val vagy a Dropbox-szal. Így akár fájlokat is lehet pillanatok alatt megosztani egymással, később könnyedén visszakereshető módon, de a fontos eseményekről sem fogunk lemaradni, hála a naptárral történő integrálás lehetőségének.
A Slack 2021-ben kerül a Salesforce tulajdonába, amely egy ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer (CRM). A szoftver segítségével nyomon követhetők például az ügyfelek vásárlási előzményei, a keletkezett számlák, az eladott termékek vagy a teljesült tranzakciók. Az alkalmazás célja, hogy a hasonló adatok elemzése útján pontosan átláthassuk ügyfélkapcsolatainkat, jobban megértve fogyasztói magatartásukat. A Slack és a Salesforce összekapcsolását követően pedig közvetlenül a Slack-ből kereshetünk a Salesforce-ban tárolt adatok között, személyre szabott üzeneteket küldhetünk partnereinknek és könnyedén oszthatunk meg kollégáinkkal is legfontosabb információkat.
A hatékony munkahelyi kommunikációs csatornák kialakítása elengedhetetlen tehát, ha cégünk versenyképességét a gyorsan változó világban is szeretnénk megőrizni. Ez pedig nem csak a vezetők emberismeretét vagy egy jól felépített stratégiát követeli meg, hanem a megfelelő felületek használatát is. A Slack kifejezetten erre az igényre fejlesztett alkalmazás, használatával a kommunikáció sokkal rendszerezettebb, átláthatóbb és ami talán a legfontosabb, naprakészebb lehet és biztosak lehetünk afelől, hogy minden címzettet elérnek a fontos információk.