Automatikus, elektronikus számlázás CRM rendszerből

Minden vállalkozás adminisztratív teendői között megtalálható a számlázás, amely kisebb mennyiségű számla kiállítása esetén általában néhány percet vesz csupán igénybe. Azonban nagyobb mennyiségű, rendszeres számlázás során már érdemes profi szoftver segítségével levenni a terhet az adminisztrációs feladatokat végző kollégák válláról. Szerencsére az online számlázás CRM rendszer – például Salesforce – segítségével mindig könnyen és gyorsan elvégezhető, így soha többé nem kell kézileg töltögetni az adatokat.

Az online számlázás előnyei

Napjainkban egyre több vállalkozás vált online számlázásra, hiszen az internetes ügyintézéssel rengeteg időt és energiát lehet spórolni. Mielőtt azonban rátérnénk az előnyeire, vegyük át a papíralapú számlázással járó leggyakoribb gondokat.

Miért hátrányos a hagyományos számlázás?

Több személyes ügyintézést és még gondos tárolást is igényel. Ugyanis a hagyományosan kiállított számlákat mindig ki kell nyomtatni, ráadásul 8 évig meg is kell őrizni őket, hogy az adóhatósággal ne legyen gond, ha ellenőrzés történne. Ráadásul minden egyes számlát személyesen vagy postai úton kötelező eljuttatni a vevőkhöz, ez pedig nagyobb számla mennyiség esetén igencsak energia- és időigényes feladatot jelent.

Milyen előnyökkel jár az online számlázás?

Az elektronikus számlákat nem kell kinyomtatni, hiszen a számlázó szoftver és a NAV is a felhőben tárolja azokat. A számlákat csupán elektronikus fájl formájában szükséges megőrizni, a számla hitelességét pedig az időbélyeg biztosítja, amely a számla kiállításakor automatikusan a számlára kerül, így utólag már sehogy nem lehet módosítani a rajta lévő adatokat.

Mi az időbélyeg?

• Az időbélyeg nem más, mint egy digitális időbélyegző, amely kódsorozat formájában igazolja a számla keletkezésének hiteles időpontját és a számla kibocsátóját is.

Gyorsan és könnyedén számlázhatunk, hiszen mindent automatizálhatunk. Ennek köszönhetően nincs több körmölés és monoton munka, hiszen minden számlát egyszerűen és gördülékenyen kiállíthatunk, majd egyetlen kattintással továbbíthatjuk azokat az ügyfeleink felé.

Kik állíthatnak ki, illetve kik fogadhatnak elektronikus számlákat?

A számlakibocsátó részéről nincs szükség hatósági engedélykérésre, ezért a számlaképes vállalkozók és vállalkozások egyaránt kiállíthatnak és fogadhatnak is elektronikus számlákat. Az adóalany – akár számlánként eltérően – maga választja ki a számára ideális számlázási módot, azaz eldöntheti, hogy mely esetekben állít ki e-számlát, illetve mikor dönt papíralapú számlázás mellett.

Fontos megjegyezni, hogy az elektronikus számlák kizárólag e-mailben küldhetők a fogadó fél részére, és sem a kiállítónak, sem a vevőnek nem kell kinyomtatni azokat. Csupán elektronikus formában szükséges őket tárolni, több teendő pedig már nincs velük.

Miért nehézkes, ha a számlázás olyan platformon történik, amely nincs összekötve a cég CRM rendszerével?

Nézzük, milyen gondokat okozhat, ha a cég saját rendszere nincs összehangolva a számlázó szoftverrel:

• Mindkét helyen kézileg kell rögzíteni az adatokat. A kézi adatrögzítés rendkívül monoton és idegörlő egy idő után, főleg ha sok számlát kiállító vállalkozásról, például egy webáruházról beszélünk. Ez pedig rendkívül megterhelő lehet az adminisztrációt végző munkatársak számára, akinek valódi fellélegzést jelentene, ha a Salesforce segítségével készíthetnék el és állíthatnák ki a számlákat.
• Minden számlát egyesével szükséges elkészíteni. Automatizálás híján minden egyes számlát A-tól Z-ig, teljes egészében önállóan kell elkészíteni, amely rövid és hosszú távon egyaránt frusztráló a dolgozók számára. Mindig külön be kell másolni ugyanazokat az alapvető adatokat, így kifejezetten monotonná válik a munka már az első 10-20 számla elkészítése után is.
• Nagyobb a hibalehetőség. Az egyhangú, “biorobot” munkavégzés legnagyobb hátránya, hogy jelentősen megnövekedhet a hibaszázalék. Elég csupán egyetlen számot vagy betűt elírni a számla kiállítása közben, és máris megtörténik a baj. Ilyenkor pedig csakis a számla sztornózása és újbóli elkészítése jelent megoldást, amely szintén extra munkaidővel jár.
• Több időt és energiát igényel. Külön-külön vezetni a számlázási folyamatokat a cég saját rendszerében és a számlázó szoftverben dupla annyi adatrögzítési munkát jelent. Ezt az időt akár sokkal produktívabb és hasznosabb tevékenységekre is lehetne fordítani, ezért a legjobb választás, ha a számlázási folyamatokat is integráló CRM mellett tesszük le a voksunkat.
• Nehezebb elkészíteni a különböző számlákat. A teljesítménydíjas vagy óradíjas számlákat nem mindenki tudja könnyedén elkészíteni, ha nincs lehetősége kiválasztani az adott számla típusát, és a szoftverrel automatikusan kitöltetnie az adott számlatípusra jellemző adatokat. Ez a nehézség szintén hibákat és időpazarlást eredményezhet, amit természetesen minden felelős vállalkozás el szeretne kerülni.

Miért előnyös, ha az online számlázási folyamatot a Salesforce CRM rendszerrel integráljuk?

Íme a kulcsfontosságú előnyök listája:

• Költséghatékony. Az online számlázás nem igényel papírmunkát, így a fogyóeszközök költségeit már eleve metakarítjuk. Azonban a Salesforce-szal integrált online számlázási lehetőség azt is biztosítja, hogy ne kelljen két helyen rögzítenünk az adatokat. Így jelentősen csökken a számlázáshoz szükséges munkaidő mennyisége, az így felszabadult időt pedig hasznosabb dolgokra fordíthatjuk.
• Egyszerűen használható. Salesforce használatával minden ügyfelünk adatait elmenthetjük a számlázáshoz, hogy többé ne kelljen újra és újra ugyanazokat a rubrikákat monoton módon kitölteni. Sőt, a Salesforce azt is lehetővé teszi, hogy a felhasználóbarát felületének köszönhetően a számlákat tartalmazó e-maileket is egyetlen gombnyomással elküldjük az ügyfeleinknek és vásárlóinknak, ezzel is értékes időt nyerve.
• Automatizált. A számlázási folyamatok A-tól Z-ig automatizálhatók, az értesítések küldésétől kezdve a számla elkészítésén át egészen az e-mailek küldéséig. Az automatizálás hozzájárul a számlázási rendszerünk stabil és zökkenőmentes működéséhez, hiszen többé véletlenül sem fordulhat elő, hogy elfelejtjük az adminisztrációs teendőket, továbbá a monotonitást is nagymértékben csökkentjük.
• Hamarabb megkapjuk a befizetéseket. Ahogy korábban említettük, a számlát tartalmazó értesítő e-mailek egyetlen másodperc alatt kiküldhetők az ügyfelek és vásárlók számára, ezért a számlák kiállítása után mindenki közvetlenül értesül a fizetési esedékességről. Így soha nem kell külön, kézileg e-maileket írnunk és csatolmányokat küldenünk, amelynek köszönhetően felgyorsíthatjuk a fizetési folyamatokat. A kiállított számla azonnal célba ér, így az ügyfeleinknek már csak utalniuk kell.
• Folyamatosan elérhető. A számlákhoz 24 órás hozzáférést kapunk, így bármikor, akár az irodai laptopunkról, az otthoni számítógépünkről vagy éppen az okostelefonunkról is dolgozhatunk. A Salesforce bevezetése segítségével a nap bármely pontjában kiállíthatjuk és menedzselhetjük a számláinkat, mivel minden adatot a felhőből érünk el. Ha sokat utazunk, és nem mindig ugyanarról az eszközről dolgozunk, ez a legjobb megoldás a céges számlák kezelésére.
• Minimálisra csökkenti a hibalehetőséget. A helytelen adatokkal kiállított számlák nem csak bonyodalmat okoznak, de még a presztízsünkön is csorba esik partnereink szemében. Éppen ezért fontos, hogy amit csak lehet, a szoftver segítségével töltessünk ki az előre megadott adatok alapján, ezzel is minimalizálva a hibalehetőségek számát – a Salesforce pedig minden lehetőséget biztosít erre.
• Biztonságos. A számlázási folyamatok Salesforce-szal történő integrálása maximálisan biztonságos, hiszen egy kiforrott rendszer gondoskodik a felhőben tárolt adatok feldolgozásáról és megőrzéséről. Így az érzékeny üzleti adatainkat egy nemzetközileg elismert, piacvezető rendszerre bízhatjuk, hogy azokat minden nap biztonságban tudhassuk, és nyugodtan aludjunk.

A Salesforce CRM automatizálja és jelentősen megkönnyíti az online számlázással járó mindennapos folyamatokat. A számlákat egyetlen kattintással kiállíthatjuk a leadek és ügyfeleink számára, illetve el is küldhetjük e-mailben. Ezzel rengeteg időt és energiát megspórolunk, ráadásul a monoton munkavégzést is teljesen háttérbe szorítjuk.