Mit jelent a digitális átállás az üzleti életben?

Papírhegyek és mappahalmok, amerre csak a szem ellát… Mindeközben mégsem találunk meg soha semmilyen adatot, amikor kellene nekünk vagy az ügyfélnek – vagy ha mégis, csak nagy nehézségek árán. Ha mindez számunkra is ismerősen hangzik, szinte biztos, hogy már elgondolkodtunk azon, hogyan tehetnénk hatékonyabbá munkavégzésünket. A digitalizáció korában ugyanis már szinte alapelvárás, hogy minden szükséges adat egy kattintással elérhető, visszakereshető legyen. Arról nem is beszélve, hogy a digitális átállással az ügyfélélményen is sokat javíthatunk.

De mit is jelent valójában a digitális átállás, és mire kell figyelni, hogy cégünknek is jól sikerüljön? Cikkünkben – többek között – ezeknek is utánajártunk.

Mi is pontosan a digitális átállás?

Az a folyamat, melynek során a vállalatok digitális technológiák használatával vagy új üzleti folyamatok, ügyfélélmény és kultúra létrehozásával, vagy a már meglévőek csiszolásával, tökéletesítésével alkalmazkodnak az üzleti és piaci változásokhoz. Lényegében tehát az üzleti életünk újragondolása a digitális kor követelményei alapján.

Ha egy kisvállalatot építünk és még csak nemrég indultunk el, kézenfekvő lehet már azonnal ezzel kezdenünk: az öntapadós, kézzel/füzetbe írt jegyzetek hosszú távon úgysem lennének fenntarthatóak. A nagyobb nehézségeket inkább akkor tapasztalhatjuk, ha nem most kezdtük el vállalkozásunkat, számos mappa halmozódott fel a cég, a dolgozóink, az ügyfelek, a partnercégek és egyéb szükséges adataival. Ilyen esetben sem lehetetlen azonban az üzleti folyamatok újragondolása, sőt: ilyenkor szükséges csak igazán!

Ügyfeleink ugyanis minden bizonnyal értékelni fogják az innovációt, a szokatlanul gyors és könnyű ügyintézést – és ezt mi is megérezzük majd, mind bevételünkben, mind a klienseink elköteleződésében. A digitalizáció ugyanis velük kezdődik, és végső soron hozzájuk is érkezik meg: minden eddiginél többet tudhatunk meg általa az ügyfelek fogyasztási szokásairól, ezért tökéletesen az igényeikre is szabhatjuk szolgáltatásunkat.

Milyen előnyöket nyújt a digitális átállás a vállalatok számára?

Egy sikeres digitális átállás számos előnnyel jár minden ezt választó cégre nézve. A legfontosabbak a következők:

Az adatalapú döntéshozatal lehetősége

Napjaink gyors technológiai változásai közepette sokkal jobban teljesítenek azok a vállalkozások, amelyek okosan rendszereznek minden hozzájuk beérkező információt. Az adatalapú döntéshozatal lehetővé teszi egy minden eddiginél pontosabb stratégia és egy korszerűbb üzleti modell kialakítását, melyekkel akár mindig egy lépéssel a versenytársaink előtt járhatunk.

Gyorsabb reakció a változásokra

Mindez együtt jár azzal is, hogy a folyamatosan alakuló piaci és vásárlói igényekhez is könnyebben tudunk igazodni.

Költséghatékonyság a maximumon

Ha egy munkahely teljes egészében digitalizált, az egyben azt is jelenti, hogy az alkalmazottak onnan dolgozhatnak, ahonnan csak kényelmes. Az akár valós idejű kapcsolattartás és az együttműködés a világ bármely tájával egy kattintással lehetségessé válik – ehhez mindössze a megfelelő, közös platform(ok)ra van szükség. A videó-és hanghívások, az online webináriumok és konferenciák segítségével pedig még komplexebb élményt nyújthatunk ügyfeleinknek és kollégáinknak egyaránt.

Hibalehetőségek és kockázatok a minimumon

Ha eddig azt hittük, nem láthatunk bele ügyfeleink fejébe, gondoljuk újra! Tökéletesen célzott, csak a megfelelő (leendő) klienseket megtaláló hirdetések, a közösségi médiával szinkronizálható CRM, kérdőívek a fogyasztási szokásokról – ez ma már nem álom, hanem a virtuális valóságból származó egyik legnagyobb előny. Minél több platformon vagyunk jelen, fogyasztóink annál pontosabb megfigyelésére nyílik lehetőségünk; így valószínűbb is, hogy el tudjuk találni, mit várnak tőlünk, mint márkától.

Ám nemcsak az ügyfélkommunikációban vagy a termékfejlesztésben tudjuk így csökkenteni a hibákat: a digitalizációval azt is elkerülhetjük, hogy adataink elvesszenek, vagy éppen akkor ne találjuk meg őket, amikor szükségünk van rájuk.

Automatizált folyamatok

Munkavállalóink produktivitását nagyban növelhetjük, ha nem kell az apró-cseprő adminisztratív teendőkkel foglalkozniuk. Emellett cégvezetőként számunkra is átláthatóbbá válik vállalatunk belső működése – mindez pedig komoly versenyelőnyt jelenthet, amikor például egy újítást szeretnénk bevezetni.

Megnövekedett adatbiztonság

A kutatások szerint a vásárlók sokkal hűségesebbek azokhoz a márkákhoz, melyeknél személyes adataikat biztonságban tudhatják. Az adatbiztonság azonban nemcsak az ügyfeleinknek fontos: nekünk ugyanúgy érdekünk, hogy ne szivároghassanak ki belsős információk a cégről vagy dolgozóinkról – ezt pedig sokkal inkább garantálhatjuk digitális platformokkal, mint könnyen elkeverhető (és elhagyható) papírmappákkal.

Növekvő dolgozói elkötelezettség = a cég fejlődése

Ha azt látják munkavállalóink, hogy nem kell felesleges feladatokkal időt tölteni, több idejüket és energiájukat tudják majd tehetségük kibontakoztatására fordítani. Kiderülhetnek olyan erősségeik, melyeket eddig mi sem sejtettünk – és amelyekből vállalatunk is profitálhat.

Az ügyfelek magasabb színvonalú kiszolgálása

Az egyszerűbb, gyorsabb ügyintézésre és a vállalatok instant elérhetőségére való igény egyre csak nő. Klienseink életét így nagyban megkönnyíthetjük, ha az eddig csak személyesen intézhető ügyeiket megoldhatóvá tesszük az online térben is. Egy időpontfoglalás, egy adategyeztetés vagy például egy rendelés leadása így pillanatok alatt megtörténhet – és ehhez ki sem kell mozdulni a lakásból.

Milyen problémák szoktak felmerülni a digitális átállásnál?

A régi és az új összehangolása

Az innováció az addig alkalmazott metódusokat sem hagyja érintetlenül. Számíthatunk rá, hogy a fiatalabb kollégáink gyorsabban, míg a digitális világban kevésbé otthonosan mozgó munkatársak lassabban tudják majd megszokni az új rendszereket.

Az adatok migrációja – és ennek költségei

Rendszerezni és felvinni az online térbe az addig javarészt papír alapon létező szerződéseket, dokumentációkat azonban nem egy gyors folyamat. Emellett az sem egyszerű, hogy megtaláljuk a legbiztonságosabb, ár-érték arányban is megtérülő megoldást azok tárolására. Mindazonáltal arról is gondoskodnunk kell egy cégen belüli oktatással, hogy mindenki megértse az új rendszerek működését és használatát.

Meglévő folyamatok átalakítása

Sokszor küzdelmes, kutatás- és pénzigényes megtalálni a leghatékonyabb eszközöket vagy alkalmazásokat az eddig offline végzett munkafázisokhoz.

Milyen tanácsokat érdemes megfogadniuk a cégeknek a digitális átállásnál?

Haladjunk lépésről lépésre!

Ahhoz, hogy a digitális átállás minél zökkenőmentesebb legyen, szükséges, hogy már korán leszögezzük, mi vele a pontos üzleti célunk. Ha ez megvan és a menedzsmentünk is elkötelezett az átállás mellett, következhet a belső kommunikációs és implementációs stratégia alapos megtervezése, majd a kivitelezés nyomon követése és értékeltetése dolgozóinkkal, adott esetben ügyfeleinkkel. Eközben fontos, hogy mindvégig rugalmasak maradjunk: ha egy problémára nem tudjuk a megoldást, vagy elakadtunk, ne féljünk hátrébb lépni egyet és átbeszélni a további lehetőségeinket szakértő kollégáinkkal!

A megfelelő IT-rendszer kiválasztása

Olyan rendszer mellett érdemes letenni a voksunkat, ami a vállalatunkkal együtt tud növekedni. Tartsunk szükség szerint auditokat is, hogy lássuk, valóban úgy halad-e minden digitalizációs projektünk, ahogy szeretnénk!

Mindent az ügyfélélményért

Bárhogyan is kivitelezzük majd az átállást, szinte biztos, hogy érinti majd klienseinket is. Ne féljünk tőlük visszajelzéseket kérni – főleg, hogy ezzel a lépéssel még a márkánk iránti elkötelezettségük is mélyíthető.

Adatelemzés csak pontosan, precízen

Fordítsunk kellő időt a már meglévő és az új adatok, tapasztalatok összevetésére, elemzésére! Lehet, hogy elsőre nem találjuk tökéletesnek a szoftverválasztásunkat vagy az adott fejlesztést, de idővel mindent tudunk majd korrigálni.

Hogyan segíti a vállalatok digitális átalakulását a CRM?

A CRM az ügyfélkapcsolat-kezelés angol rövidítése (Customer Relationship Management). Ez egy olyan eljárás, amely lehetővé teszi a cégek számára az új és a már meglévő kapcsolataik hatékonyabb kezelését. Ma pedig már léteznek direkt erre kifejlesztett programok, melyek a digitális átállás során is nagy hasznunkra lehetnek.

A CRM előnyei egy digitalizálódó vállalat számára

• Az adatok feldolgozást minden eddiginél könnyebbé, hatékonyabbá
• Segít átláthatóbbá tenni az ügyfélkapcsolatokat, könnyebben kezelni őket.
• Az összes információ és kommunikáció az ügyfelekkel egy platformon

A Salesforce CRM azonban még ennél is többre képes: skálázható megoldásokkal, felhasználóbarát kezelőfelületével segítheti nemcsak a digitális átállásunkat, de megspórolja nekünk az in-house fejlesztők felvételét is. Olyan ügyfélélményt nyújthatunk általa, amellyel megerősíthetjük a vállalatunk válságállóságát is.

Ha még most alakulunk céggé, érdemes egyből a digitalizációval kezdenünk. Ha pedig szükséges az átállás, jó, ha tudjuk: a kezdeti bonyodalmak ellenére később sokszorosan megtérül majd. Az ügyfeleinkkel való kapcsolattartást minden eddiginél hatékonyabbá, a munkavégzést pedig produktívabbá teheti egy megfelelő CRM – ez pedig a ROI-értékekben is visszatükröződik majd.