Növeljük a profitot a produktivitás növelésével!

Egy vállalat sikerének mérése magában foglalja az adatok elemzését, a folyamatok ellenőrzését és az alkalmazottak teljesítményének vizsgálatát. A sikeres üzlet egyik jele a kiváló produktivitás. Ha tudjuk, hogyan és mikor kell mérni és javítani rajta, az segíthet egy dinamikusan fejlődő cég kialakításában, ami mögött szakemberekből álló, profi csapat áll. Cikkünk célja, hogy bemutassuk, mit jelent a produktivitás, miért fontos, milyen szintjei vannak, hogyan mérhető és növelhető az Attention CRM Consulting megoldásainak segítségével. Hiszen mindenki szeretne sokkal többet kihozni a cégéből, de egy idő után eljut arra a pontra, amikor már a hatékonyságot nem tudja tovább fokozni a meglévő eszközökkel.

A produktivitás szintjei

Produktivitás személyi szinten

Személyi szinten a produktivitás, hatékonyság relatív dolog és nagyon sok minden befolyásolja. Például az, hogy mennyi idő alatt tudunk elvégezni egy adott feladatot juniorként és mennyi időbe telik amikor már nagyobb tapasztalattal rendelkezünk. Nem azt jelenti, hogy egy kezdő kevésbé jól teljesít, csak más szintről indul. Ezért fontos, hogy ne másokhoz mérjük munkánk eredményét, hanem figyeljük meg a saját fejlődési görbénket. Ha változtatni szeretnénk, a korábban jónak ítélt folyamatainkat időről-időre célszerű felülvizsgálni és megérteni, hol tudnánk javítani rajtuk. Amikor úgy érezzük, elveszítettük a fókuszt az igazán fontos dolgokról, lépjünk hátra kettőt, és gondoljuk át, hogyan tudunk időt spórolni a feladataink átszervezésével.

Produktivitás vállalati szinten

Vállalati szinten a hatékonyság mérése számokkal alátámasztható és kimutatható.

Ha tavaly 50 ügyfelet tudtunk ugyanannyi idő alatt kiszolgálni, ugyanakkora erőforrással, idén viszont 65 ügyfelet, kimondhatjuk, hogy az idei évünk produktívabb volt. Amikor a vállalati hatékonyságunk magasabb, a termelékenységünk is nő, ami több profitot fog eredményezni. A produktív munka értékesebb, hiszen kevesebb idő alatt tudjuk elérni vele ugyanazt a termelési szintet, így helyet teremtünk a növekedésnek és fejlődésnek. Egy kevésbé hatékony cég kevésbé tűnik profinak, hiszen a rosszul kialakított munkafolyamataik miatt a szolgáltatás időben vagy minőségben kifogásolható lesz. Kiváló eszköz ennek vizsgálatára a vásárlói elégedettség mérés vagy a peer értékelések és visszajelzések, versenytársak elemzése.

7 megoldás a produktivitás növelésére

Tűzzünk ki világos célokat

• A célokat érdemes rendszeresen felülvizsgálnunk, ellenőriznünk.
• Emeljük ki a sarokpontokat munkánk során.
• Kövessük nyomon feladatainkat.
• Állítsunk be értesítéseket, emlékeztetőket a leadási határidőkre, közelgő eseményekre, megbeszélésekre.
• Priorizáljuk a megoldásra váró ügyeket.

Automatizáljuk a folyamatokat

• Ebben a vállalat segítségre lehet egy személyre szabott CRM-rendszer.
  • A Salesforce-szal a fókusz szem előtt tartása könnyebben megy. Vállalatunkra szabott workflow-k segítségével a rendszer végigkísér minket a munkafolyamatok minden pontján, így biztos nem feledkezünk meg az igazán lényeges dolgokról.
  • Időt takaríthatunk meg jelentések, dashboardok használatával. A napi első bejelentkezés után teljes képet kapunk arról, milyen státuszban vannak feladataink, mit tudunk lezárni vagy mi az, amivel még foglalkoznunk kell. Vezetőként láthatjuk alkalmazottjaink teljesítményét valós időben, így ha szükséges beavatkozhatunk.
  • Feladatok, események létrehozásával emlékeztethetjük magunkat egy közelgő határidőre.
  • Bevonhatjuk kollegáinkat a közös munka elvégzésére a feladatok megosztásával.
  • Nyomon követhetjük melyik ügyfelünknél voltunk, mit beszéltünk meg vele és mikor esedékes a következő látogatás.
  • Ügyfeleink kéréseire fontossági sorrendet tudunk beállítani, hogy mindig tudjuk, mely feladatokat kell kiemelten kezelni.

Minimalizáljuk az időrabló tevékenységeket

• A nem megfelelő szervezettség extra munkát fog okozni, amivel időt veszítünk el.
  • Tisztázzuk a felelősségi köröket, döntési hierarchiákat.
  • Alakítsunk ki munkaállomásokat, munkacsoportokat adott probléma koncentrált megoldására.
  • Próbáljuk meg lecsökkenteni a felesleges meetingeket úgy, hogy mindenki számára elérhetővé tesszük a munkájához szükséges információkat.
  • Gyűjtsük össze, mivel töltjük el a legtöbb időt és hol tudunk rajta csökkenteni, javítani.

Keressük meg a hibákat!

• Nézzük meg, hol csúszik el sok idő feleslegesen.
  • Esetleg túl sok megbeszélést tartunk a hatékonyság rovására? Mi indokolja a megbeszélések gyakoriságát?
  • Előfordulhat, hogy egy kérést nem a megfelelő munkatársnak továbbítunk, vagy nem is tudjuk, hogy az adott részlegen ki tudna foglalkozni a kérésünkkel.
• A hibákat igyekezzünk kijavítani, csapatunk és vállalatunk érdekében.
  • Azt fogjuk tapasztalni, hogy nagyon sok időt meg tudunk takarítani, ha átvizsgáljuk hatékonyságunkat vállalati és egyéni szinten is.

Rendszeres tréningek

• Legyünk tisztában a legújabb produktivitásnövelő módszerekkel.
  • Tanuljunk hasznos trükköket és stratégiákat, hogy hatékonyabban tudjuk elvégezni mindennapi teendőinket.
  • Legyünk nyitottak az új megoldások felé és ne féljünk ötleteinket megosztani másokkal.
  • Gondoljuk át, mely területeken tudnánk fejlődni és az hogyan tudna hozzájárulni a munkánk gyorsabb, hatékonyabb és szakmailag magasabb szintű elvégzéséhez.

Hatékony kommunikációs platform

• Vizsgáljuk meg az információ áramlását és annak minőségét vállalaton belül: milyen eszközökkel rendelkezünk ahhoz, hogy mindenki naprakészen tudjon reagálni.
• Az eredményes kommunikáció elősegítésében hasznukra válhat a Slack és a Salesforce kombinációja. Milyen előnyei vannak ennek?
  • Egy közös munkafelületen egyesíti az összes csapatot a szükséges alkalmazásokkal és adatokkal együtt.
  • A Slack Connect funkció lehetővé teszi, hogy hatékonyabban lépjünk kapcsolatba külső partnerekkel, szállítókkal, ügynökségekkel és ügyfelekkel, valós időben, biztonságosan.
  • Növelhetjük a képviselőink termelékenységét automatizálással és betekintésekkel.
  • Létrehozhatunk kibővített csapatokat a feladatok előrehaladásának segítésére.
  • Közös célkitűzéssel, a megfelelő csatornákba helyezve vihetjük előre a munkát. Ez meggyorsíthatja az együttműködést szervezeten belül és kívül.
  • Egy platformon gyűjthetjük össze az ügyfél adatokat Salesforce betekintéssel, hivatkozásokkal.
  • A Slack és a Salesforce intuitívabb, vonzóbb és produktívabb munkamódszert kínál a mindennapokban.
  • Kiválthatjuk vele a hosszas e-maileket.

Kiszervezés

• Egyes munkafolyamatokat átadhatunk más vállalatoknak.
  • Különösen azokat a speciális feladatokat, amik túl sok erőforrást vesznek igénybe.
  • Költséget csökkenthetünk a kiszervezés által, ami magasabb profitot eredményez.

A személyes oldal

Folyamataink átalakítása mellett meg kell vizsgálnunk a produktivitást munkavállalói oldalról is, hiszen ahogy a cikk elején is említettük, vállalati és egyéni oldala is van a hatékonyságnak. Akkor tudunk igazán fejlődni, ha mind a két oldal eszközeit be tudjuk vetni a siker érdekében és a munkaerőre is kellő figyelmet fordítunk.

Hogyan tudunk hozzájárulni az egyéni hatékonyság növeléséhez?

• Pozitív munkahelyi attitűd, atmoszféra kialakításával. Mivel az ébren töltött óráink nagy részét munkahelyünkön töltjük el, nem mindegy hogyan érezzük magunkat, ami hatással van a munkamorálunkra is.
• Nagyon sokat jelent a beosztottak motivációja szempontjából, ha mindenki olyan munkakört tölt be, ami megfelel a személyiségének, amire alkalmas és sikerélményt nyújt neki.
• Helyezzük a hangsúlyt a mentális egészségre.
  • Hívjuk fel a kikapcsolódás fontosságára a figyelmet és biztosítsunk erre lehetőségeket (pl. konditerem bérlet, jóga órák, extra szabadság).
  • Segítsünk a munka-magánélet egyensúly fenntartásában.
• Megfelelő munkakörnyezet, irodai környezet kialakítása.
  • A kevés zaj és figyelemelterelő tényező segít az összpontosításban és szintén csökkenti a kizökkenésből, hibázásból adódó stresszt.
  • Minimalista berendezéssel segíthetjük a munkavállalókat abban, hogy jobban tudjanak fókuszálni, kreatívabbak legyenek. A környezetünkben így állandó rendet tudunk tartani a túlzsúfoltság érzése nélkül, ami nyugalmat fog teremteni.

Összegezzünk!

A produktivitás növelésével több időnk jut a profitot termelő feladatainkra.
Hosszú távon ennek eredményét nem csak a vállalatunk, de munkavállalóink, ügyfeleink is érezni fogják.

Az Attention-nél, minden nap azon dolgozunk, hogy olyan megoldásokat kínálhassunk, amelyek kikövezik a sikerhez vezető utat. Segítünk megtalálni azokat a pontokat, ahol automatizálással időt takaríthatunk meg. Megvizsgáljuk a meglévő folyamatokat és közösen kialakítjuk a legoptimálisabb workflow-kat. A vállalati kommunikáció elősegítésére, a Salesforce és a Slack segítségével, olyan platformot tudunk ajánlani, amivel a munka egyszerűbb lesz, mint valaha.

Szőlősi Georgina